Schlagwortarchiv für: Interview

Einen Productized Service bauen, live und ohne Vorwarnung? Challenge accepted.

Am Mikrofon

Maik Pfingsten

Podcast anhören auf:

Shownotes

Vom Weihnachtsmann zum Productized Service: Wie ich live ein B2B-Angebot gebaut und skaliert habe

Ich war als Gast in einem anderen Podcast eingeladen. Der Gastgeber, Alex Rammlmair, fragte mich, ob ich spontan live einen Productized Service bauen würde. Ohne zu wissen worum es geht. Challenge accepted.

Sein Vorschlag: ein professioneller Weihnachtsmann.

Der hat nur wenige Wochen im Jahr, in denen er sein Geld verdienen muss. Alle wollen ihn am gleichen Abend. Mit Stunden- oder Tagessätzen kommt er nicht weiter, weil die Kunden bei höheren Stundensätzen „fast ausflippen“.

Mein Vorgehen: Reduzieren, Fokussieren, Systematisieren, Skalieren.

Nicht die Expertise ist das Problem, sondern die Art, sie zu verkaufen und zu lieferen

Schritt 1: Reduzieren. Was ist überhaupt profitabel?

„Ein wirtschaftlich tragfähiger Service beginnt mit einer geeigneten bestehenden Leistung und einem klaren Kundenproblem – nicht mit einem größeren Leistungskatalog.“

Der Weihnachtsmann hat einen bunten Blumenstrauß an Angeboten: Kaufhaus, Baumarkt, Feriencamps, Firmenfeiern, Familien zu Hause.

Die erste Frage lautet: Welche dieser Leistungen lohnt sich wirklich?

Eine unprofitable Dienstleistung in einen Productized Service umzubauen, ergibt einen unprofitablen Productized Service. Dann hat keiner gewonnen.

Rechne deshalb ehrlich. Das gilt auch für die internen Kosten: Rüstzeit, Anreise, Abreise. Wenn du für zwei Stunden im Kaufhaus bezahlt wirst, aber dafür den halben Tag brauchst, ist das nicht deine profitable Leistung.

Dein Check: Welche deiner Leistungen ist der Rohdiamant? Welche bringt Umsatz, aber kaum Gewinn?

Alex entschied sich für das Familiensetting. Dort ist die Wertschätzung hoch und die Qualität zählt.

Schritt 2: Fokussieren. Eine Person, ein Problem, eine Lösung

„Der Kunde kauft nicht, dass du beschäftigt bist. Er kauft, dass sein Problem verlässlich gelöst wird.“

Hier stelle ich eine Frage, die uns fast immer in die richtige Richtung führt: Wer hat mein Geld?

Es bringt wenig, Leistungen für Menschen anzubieten, die sie nicht oder nicht adäquat bezahlen können. Außerdem sind meine Spielregeln die des B2B. Also habe ich gefragt: Gibt es ein familienähnliches Setting im Geschäftskundenbereich?

Ja: die Firmenweihnachtsfeier. Plötzlich habe ich keinen Privatkunden mehr, sondern einen Geschäftskunden.

Die eine Person: der Unternehmer, die Geschäftsführerin.

Das eine Problem: Unterhaltung ist nur die Oberfläche. Darunter liegt mehr:

Der Chef will gut dastehen. Da soll nicht der Weihnachtsmann kommen, der keinen geraden Satz auf der Bühne herausbringt.
Er will seinen Mitarbeitern etwas Gutes tun.
Er hat keine Zeit. Seine Assistenz hat auch keine.

Der größte Engpass des Kunden ist also Zeit. Im Idealfall ruft er an, klärt Termin und Uhrzeit, legt auf und steht am Abend auf der Bühne und sagt: „Hier kommt der Weihnachtsmann.“ Er will Full Service.

Die Lösung: Der Premium-Weihnachtsmann für Betriebsfeiern. Jeder Mitarbeiter bekommt eine persönliche Botschaft und ein Geschenk. Der Chef hat so gut wie keinen Aufwand.

Dazu kommt ein bewusster Fokus: ein Radius von 200 Kilometern. Auch das ist eine Entscheidung, die den Service klarer macht.

Der Burggraben

Wenn du von der Zielgruppe aus denkst, siehst du Dinge, die der Wettbewerb nicht sieht. Der klassische Fehler ist, erst die Lösung zu bauen und dann einen Kunden mit passendem Problem zu suchen. Dann ist das Pferd falsch herum aufgezäumt.

Wer im Kaufhaus sitzt, kommt gar nicht auf die Idee, Geschenke zu beschaffen, Texte vorzubereiten oder die Programmplanung mit der Assistenz abzustimmen. Genau damit hebst du dich vom Wald-und-Wiesen-Anbieter ab. Das ist dein Burggraben.

Schritt 3: Systematisieren. Der Service als Wertstrom

„Du standardisierst nicht dein Können des Experte. Du standardisierst die Bedingungen, unter denen deine Expertise zuverlässig zum Ergebnis führt.“

Für mich besteht ein Productized Service aus drei Teilen: Sales-Prozess, Service-Prozess und Follow-up. Fangen wir mit dem Service an, denn er ist das, was der Kunde bucht.

Phase 1: Onboarding

Ich brauche einen Ansprechpartner, in diesem Fall die Assistenz des Geschäftsführers. Ich will nicht durch die Firma rennen und alle Mitarbeiter anrufen.

Stattdessen gibt es ein Online-Formular. Dort trägt die Assistenz für jeden der 20 Mitarbeiter ein, was für die persönliche Botschaft wichtig ist. Zwei bis drei Sätze pro Person reichen völlig.

Und jetzt kommt der Klassiker: Von zwei Mitarbeitern kommt nichts zurück. Das passiert immer.

Spielregeln lösen genau dieses Problem

Spielregeln halte ich beim Systematisieren für unverzichtbar. In meinem Ingenieurbüro hatte ich drei: „Wenn ich da bin, hört zu“, „Keine Rückmeldung ist Zustimmung“ und „Die Zeit tickt“. Meine Kunden wussten genau, worauf sie sich einlassen.

Beim Weihnachtsmann sieht das so aus:

Alle Mitarbeiter müssen aufgelistet sein. Wer fehlt, ist nicht mein Problem, sondern das des Kunden. Er will ja gut dastehen.
Gibt es zu einer Person keine Rückmeldung, bekommt sie einen generischen Text mit Niveau.
Die Geschenke: Gibt es keine Rückmeldung, bekommt jeder die Standard-Tafel Schokolade.
Überzieht die Band vor mir um zehn Minuten, hänge ich nicht zehn Minuten hinten dran. Dann läuft mein Auftritt entsprechend kürzer. Der Kunde plant dann von sich aus Pufferzeit ein.

Das entlastet beide Seiten. Es gibt keine Diskussion im Nachhinein, ob etwas gut oder schlecht gelaufen ist. Der Deal ist von Anfang an klar.

Phase 2: Vorbereitung

Der Termin steht, sagen wir Mittwoch, 16 Uhr. Dann ist alles sieben Tage vorher komplett vorbereitet. Das ist Pufferplanung.

Mit Checklisten prüfe ich: Sind alle Geschenke da? Ist alles an einem festen Ort? Im Regal liegt ein Fach für Firma Schmitz und daneben eins für Firma Müller.

Auch die Geschenke lassen sich im Onboarding klären: Was soll jeder bekommen? Gibt es ein Budget? Wer beschafft es? Der Kunde muss nur sagen, dass er pro Person 25 Euro einplant. Alles andere erledigt der Weihnachtsmann.

Alex hatte dazu eine gute Idee, die ich gleich übernommen habe, nämlich drei Stufen:

Standard: die Tafel Schokolade für alle
Katalog: ein gewähltes Budget, die Geschenke kommen aus einem bewährten Sortiment
Individuell: für jeden Mitarbeiter etwas persönlich Ausgesuchtes. Das ist das ultimative Erlebnis und braucht den größten Aufwand

Der Kunde entscheidet nicht mehr zwischen unzähligen Optionen. Er wählt aus drei klaren Paketen.

Phase 3: Umsetzung

Anfahrt, so dass ich rechtzeitig da bin. Eine halbe Stunde vor dem Auftritt gehe ich feste Schritte durch. Der Auftritt läuft immer nach demselben Ablauf: Der Chef kündigt mich an, ich rufe die 20 Mitarbeiter nacheinander auf, jeder bekommt Botschaft und Geschenk, dann die Verabschiedung.

Phase 4: Wrap-up

Einpacken, zurückfahren, Material wieder ins Regal räumen. Das ist der Kern-Service.

Der Sales-Prozess: Er beginnt, wenn es klingelt

Der Sales-Prozess beginnt in dem Moment, in dem der Kunde klingelt. Er soll ihn wie eine Perlenkette führen, bis zur Buchung inklusive Vorkasse. Dabei hat er zwei Aufgaben:

Er filtert. Wer mir hinten nur den Prozess durcheinanderbringt, soll vorne rausfallen. Ich hatte keine Lust auf Kunden, die fünf Wochen über Sinn und Unsinn eines Lastenhefts diskutieren wollen.
Er begrenzt unbezahlte Zeit. Akquise ist unbezahlt. Zwei Stunden hin, zwei Stunden zurück zum Erstgespräch, dann ein Angebot, dann ein Update des Angebots, dann Nachfassen. Am Ende kommt die Absage. Das will ich nicht mehr.

Schritt 4: Skalieren. Preis, Prozesse, Kooperationen, Geschäftsmodell

„Skalieren heißt nicht automatisch, mehr Menschen einzustellen. Es beginnt damit, ein tragfähiges Angebot wiederholbar liefern zu können.“

Der Preis: Double-It

Was ist das dem Kunden wert? Es gibt drei Situationen:

Der rationale Wert: Du kannst ihn in Euro ausrechnen.
Der indirekte Wert: Er ist schwer zu rechnen, aber nachweisbar. Ein Beispiel ist Prävention, die den Krankenstand um 10 Prozent senkt.
Der persönliche Wert: Hier ist Rechnen schwierig. Der Weihnachtsmann gehört dazu.

Beim persönlichen Wert nutze ich Double-It:

Starte mit einem Preis, der kaufmännisch funktioniert, aber kein Ramsch ist. Ich nenne ihn bewusst „200 Geld“, damit ich mich nicht an einen Betrag koppele.
Kaufen die ersten drei Kunden „wie geschnitten Brot“, verdopple: 400.
Funktioniert das weiter, verdopple wieder: 800. Die ersten Kunden bekommen nervöse Zuckungen im Auge, buchen aber trotzdem.
Bei 1.600 fällt eine Gruppe raus. Dann taste dich mit einer kleineren Schippe heran, zum Beispiel 999 Euro.

Es wird immer Kunden geben, die Premium zahlen. Die entscheidende Frage ist, ob es in deinem 200-Kilometer-Radius genug davon gibt. Das findest du nur durch Ausprobieren heraus.

Die vier Hebel

1. Über den Preis. 100 Auftritte für 99 Euro oder 10 Auftritte für 999 Euro: Das ist kaufmännisch dasselbe, aber ein Zehntel des Aufwands. Bei meinen Lastenheften habe ich 12.500 Euro genommen. Zehn pro Jahr waren kein Problem. Für 1.250 Euro hätte ich 100 gebraucht.

2. Über Prozesse. Checklisten, Templates, Automatisierung. Und der Kunde liefert vorab Dinge zu, die mir die Arbeit erleichtern. Statt eines Events pro Abend schaffe ich zwei oder drei. Um 15 Uhr Müller, um 16 Uhr Schmitz, um 18 Uhr Walter, aufgefädelt wie an einer Perlenkette im 200-Kilometer-Radius.

3. Über Kooperationen. Muss ich die Geschenke selbst besorgen und im Keller lagern? Oder gibt es einen Dienstleister, der auswählt und liefert? Im besten Fall steht das Paket schon an der Event-Location. Ich muss es nur noch aufmachen.

4. Über das Geschäftsmodell. Ich bringe anderen hochprofessionellen Schauspielern, die den Weihnachtsmann spielen, mein Sternekochrezept bei. Du machst Stuttgart, du München, du Hamburg. Das geht per Kooperation, Lizenz oder Franchise. Genau das habe ich bei den Lastenheften gemacht: Ich habe Systemingenieure gefunden, die ihr Handwerk schon auf Meisterniveau beherrschten, und habe ihnen nur noch das Rezept beigebracht. Dann bist du nicht mehr der eine Mr. Weihnachtsmann, sondern der Unternehmer mit einem skalierbaren Geschäftsmodell.

Und wenn das funktioniert? Warum nicht Karneval? Oder Ostern? Der Prozess ist derselbe.

Hypothese und Experiment statt „Ich bin gescheitert“

„Ich muss nicht noch mehr arbeiten oder fachlich noch besser werden. Ich kann meine bestehende Expertise anders verkaufen und liefern: als klar definierten Productized Service, der ein relevantes Kundenproblem löst und wiederholbar erbracht werden kann.“

Als Ingenieure kommen wir aus dem wissenschaftlichen Denken. Du hast eine Hypothese und machst ein Experiment. Wird die Hypothese widerlegt, bist nicht du als Unternehmer gescheitert. Die Hypothese war falsch. Du korrigierst sie und machst das nächste Experiment.

Diesen Trick habe ich von meinen Mentoren gelernt. Er nimmt dich emotional aus dem Spiel. Viel zu oft schließen wir beim Pricing: Es hat nicht funktioniert, also bin ich ein schlechter Unternehmer. Das stimmt nicht.

Das Beispiel ist konstruiert. Aber der Weg ist übertragbar:

Reduzieren: Finde die profitable Leistung unter allen, die du anbietest.
Fokussieren: Eine Person, ein Problem, eine Lösung. Frage: Wer hat mein Geld?
Systematisieren: Baue einen Wertstrom aus Sales, Service und Follow-up. Setze Spielregeln.
Skalieren: Über Preis, Prozesse, Kooperationen und das Geschäftsmodell.

Ein Productized Service ist ein Sternekochrezept. Du bist Sternekoch, und das Menü steht fest. Im besten Fall läuft das System wie eine geölte Maschine, auch ohne dich.

Aus dem Weihnachtsmann, der alle Aufträge annimmt und nicht skalieren kann, wird so ein Anbieter mit klarem Angebot, höherem Preis und weniger Aufwand pro Auftrag.

Du bist bereit für Productized Service, aber dir fehlt noch die Idee?

Ich habe eine Liste mit über 50 Ideen für einen Productized Service, die du sofort umsetzen kannst.

Ist Nachfolge das neue Start-up? Interview mit Benedikt Stentrup

Am Mikrofon

Maik Pfingsten

Benedikt Stentrup

Podcast anhören auf:

Shownotes

Du denkst über Selbstständigkeit nach, weil Freiheit für dich einen großen Wert hat. Aber macht es wirklich Sinn, sich durch die Mühle eines Startups zu quälen? Oder gibt es einen besseren Weg?

In der aktuellen Episode meines Podcasts habe ich Benedikt Stentrup zu Gast.

Benedikt ist selbst Nachfolger eines mittelständischen Handwerksbetriebs mit heute 90 Mitarbeitern, betreibt den Podcast „Nachfolgeschmiede“ und begleitet als Mentor andere Unternehmer und Nachfolger auf diesem Weg.

Ein Statement hat mich sofort neugierig gemacht: „Nachfolge ist das neue Startup.“

Warum ein Startup nicht der einzige Weg in die Selbstständigkeit ist

Benedikt war 2009 selbst an der Gründung eines Startups beteiligt: ein produzierender Betrieb mit chemischen Prozessen. Er weiß also genau, wovon er spricht, wenn er über die Startphase eines Unternehmens redet:

Erstmal musste ein Businessplan her, der Investoren überzeugt: Gibt es überhaupt ein Geschäftsmodell? Einen Markt? Eine Patentlage?
Dann kamen Betriebsgenehmigungen und Emissionsschutzauflagen dazu.
Am Ende durfte man zwar produzieren, hatte aber noch keine Produktzulassung.

Sein Fazit nach den ersten zwei intensiven Jahren mit vielen schlaflosen Nächten: Motivation war da, aber der Weg war hart. Mit zeitlichem Abstand, nachdem er sich zugunsten der Nachfolge im Betrieb seines Vaters aus dem Startup verabschiedet hatte, zieht er einen klaren Vergleich: Die Nachfolge ist der cleverere Weg.

Was die Nachfolge einem Startup voraushat

Bei einer Nachfolge übernimmst du:

ein funktionierendes Unternehmen mit etabliertem Geschäftsmodell,
eine Historie bei den Banken,
eingespielte Mitarbeiter, die wissen, was sie tun,
vorhandene Produktzulassungen und Genehmigungen.

Viele der Sorgen, die einen Startup-Gründer nachts wachhalten, hast du als Nachfolger schlicht nicht. Trotzdem kannst du unternehmerisch etwas aufbauen, gestalten und weiterentwickeln.

Für Menschen, die unternehmerisch tätig werden wollen, kann Nachfolge deshalb ein sehr kluger Weg sein. Das Grundgerüst steht bereits, sodass man sich ganz auf Wachstum statt auf Überlebenskampf konzentrieren kann.

Warum das Thema gerade jetzt so relevant ist

Laut KfW-Nachfolgemonitor sind 40 Prozent der Unternehmensinhaber in Deutschland über 55 Jahre alt. Gleichzeitig verändert sich die Erwartungshaltung der nächsten Generation: Immer mehr Unternehmerkinder sagen offen, dass sie den elterlichen Betrieb nicht automatisch übernehmen wollen. Das ist heute auch gesellschaftlich völlig legitim.

Dazu kommt ein dritter Faktor: die aktuelle Wirtschaftslage. Wenn Konzerne sparen müssen, verlieren auch gut ausgebildete Manager mit unternehmerischem Talent ihre Position.

Genau hier sieht Benedikt eine große Chance: Unternehmer ohne familiäre Nachfolgelösung treffen auf Menschen mit unternehmerischem Antrieb, die einen Neustart suchen. Zwei Probleme, eine Lösung.

Das oft gehörte Narrativ, der jungen Generation fehle es an Unternehmergeist, stimmt aus seiner Erfahrung nicht. Die Menschen, mit denen er im Nachfolgekontext zu tun hat, sind gut ausgebildet, motiviert und wissen, was sie wollen.

Die junge Generation will nicht zwingend die 70-Stunden-Woche und den Sonntag am Schreibtisch.

Aber genau das lässt sich gestalten. Benedikt selbst hat sich für die Nachfolge entschieden, weil sie ihm erlaubte, Familie und Karriere besser zu verbinden, als es im Startup möglich gewesen wäre.

Entrepreneurship through Acquisition

Ein Trend, den Benedikt besonders spannend findet: Entrepreneurship through Acquisition. Dabei wird man Unternehmer, indem man sich in eine bestehende Nachfolge einkauft. Dafür gibt es mittlerweile:

öffentliche und privatwirtschaftliche Unternehmensbörsen, auf denen man gezielt nach Betrieben in bestimmten Branchen und Größenordnungen suchen kann,
klassische Gründerbanken, die genauso Nachfolgesituationen finanzieren wie Startups,
spezialisierte Investoren, die gezielt Menschen unterstützen, die sich über eine Nachfolge selbstständig machen wollen.

Der Charme dieses Modells: Es löst mehrere Probleme gleichzeitig.

Der Seniorunternehmer findet jemanden, der sein Lebenswerk weiterführt. Mitarbeiter behalten ihre Jobs, Kunden ihren Lieferanten. Die neue Person kann sich unternehmerisch verwirklichen. Und für Investoren ist ein bestehender, funktionierender Betrieb deutlich risikoärmer als ein Startup mit hoher statistischer Scheiterquote.

Unternehmertum über die Nachfolge war für ihn der perfekte Weg, sich selbst zu verwirklichen, etwas aufzubauen und Freiheit zu erleben, ohne dabei auszubrennen. Die Gefahr des Burnouts schätzt er dabei sogar niedriger ein als in einem Angestelltenjob mit Führungsverantwortung.

Das Buch: „Nachfolge ist das neue Startup“

Aus genau diesen Erfahrungen ist jetzt ein Buch entstanden, das im November 2026 erscheint: „Nachfolge ist das neue Startup: mit Unternehmensnachfolge direkt ins Unternehmertum.“

Benedikt kombiniert darin seine eigene Erfahrung als mehrfacher Nachfolger mit wirtschaftspsychologischer Methodenkompetenz und wissenschaftlich fundierten Erkenntnissen zu Veränderungsprozessen. Es geht unter anderem um:

wie der Seniorunternehmer loslassen lernt, auch emotional, wenn der eigene Selbstwert lange am Unternehmertum hing,
wie Nachfolger Verantwortung übernehmen, wenn plötzlich Mitarbeiter mit ihren Problemen vor dem eigenen Schreibtisch stehen,
wie man ein gemeinsames Verständnis für das Unternehmen entwickelt: Was bewährt sich, wo braucht es Veränderung?
wie man daraus eine klare Roadmap mit konkretem Stichtag für die Übergabe entwickelt.

Das Buch richtet sich an alle Arten von Nachfolgern: familieninterne Nachfolger, Mitarbeiter, die den Betrieb ihres Chefs übernehmen möchten, und externe Einsteiger über Entrepreneurship through Acquisition. Ergänzt wird es durch praktische Übungen und weiterführende Literaturhinweise.

Nachfolger-Checkliste: Der erste Schritt zur Selbsteinschätzung

Wer schon jetzt einen ersten Überblick möchte, kann sich Benedikts kostenlose Nachfolger-Checkliste herunterladen. Sie funktioniert nach einem einfachen Ampelsystem mit den Farben Rot, Gelb und Grün. So zeigt sie schnell, wo man mit der eigenen Nachfolgesituation steht und an welchen Punkten möglicherweise externe Unterstützung sinnvoll ist.

Ihr findet sie kostenlos auf nachfolgeschmiede.de, oben rechts auf „Checkliste herunterladen“.

Nachfolgeschmiede Inner Circle: Austausch auf Augenhöhe

Aus dem direkten Feedback seiner Community ist außerdem der Nachfolgeschmiede Inner Circle entstanden: eine Mastermind-Gruppe für Nachfolgerinnen und Nachfolger.

Der Gedanke: Wer frisch im Chefsessel sitzt, erlebt viele Herausforderungen zum ersten Mal. Dazu zählen das erste kritische Mitarbeitergespräch, die erste Kündigung oder der erste wegbrechende Großauftrag. Der Senior kennt oft ein anderes Weltbild, und im privaten Umfeld verstehen viele Angestellte diese Fragen schlicht nicht.

Im Inner Circle gibt es:

einen geschützten Raum für offenen Austausch auf Augenhöhe,
ein umfangreiches Onboarding-Programm mit Feedback zum eigenen unternehmerischen Talent,
praktisches Handwerkszeug, zum Beispiel, wie man den eigenen Kalender verteidigt und tatsächlich am statt nur im Unternehmen arbeitet.

Die Gruppe wird wieder für eine kleine, handverlesene Anzahl an Teilnehmern geöffnet. Wer mitmachen möchte, meldet sich am besten über den Newsletter „Nachfolgeschmiede Impulse“ an, um rechtzeitig informiert zu werden.

Webinar im November: Harmonische Weihnachten trotz offener Nachfolgefrage

Ein Thema, das mich persönlich sehr anspricht, weil ich es aus meinem eigenen Umfeld kenne: Weihnachten ist für viele Unternehmerfamilien der Moment, in dem die Nachfolgefrage unweigerlich auf den Tisch kommt, oft emotional aufgeladen. Ein befreundeter Scheidungsanwalt berichtet Benedikt, dass im Januar bei ihm die Telefone glühen, weil über die Feiertage Beziehungsprobleme sichtbar werden. Genau das möchte Benedikt für Familienunternehmen verhindern.

Deshalb bietet er im November ein Webinar an: „Was du heute schon für ein harmonisches Weihnachten tun kannst“, aus der Unternehmerperspektive. Ziel ist es, das Thema Nachfolge rechtzeitig und weniger emotionsbeladen anzusprechen, bevor der Weihnachtsbaum steht.

Wenn du selbst über Selbstständigkeit nachdenkst, aber die klassische Startup-Weg dich eher abschreckt als begeistert, dann schau dir das Modell Nachfolge an.

Du startest nicht bei null, sondern auf einem bestehenden Fundament. Und du kannst dich ganz auf das konzentrieren, was Unternehmertum eigentlich ausmacht: etwas weiterentwickeln, gestalten und Verantwortung übernehmen.

Mehr zu Benedikt findest du unter nachfolgeschmiede.de, im Nachfolgeschmiede-Podcast und auf LinkedIn.

WordPress vs. Vibe-Coding – Interview mit Johannes Mairhofer

Am Mikrofon

Maik Pfingsten

Johannes Mairhofer

Podcast anhören auf:

Shownotes

Ich war zu Gast im Nerdcafé-Podcast von Johannes Mairhofer, und im Gegenzug war Johannes bei mir. Das Ergebnis ist eine zweiteilige Episode: Teil eins bei ihm zu Productized Services und wertbasierten Festpreisen, Teil zwei hier bei mir zu Unternehmertum, WordPress und KI.

Vom „Bauchladen“ zum fokussierten Angebot

Johannes ist seit 2010 selbstständig, ursprünglich als Fotograf. Nebenbei half er Kollegen mit WordPress, weil er aus der IT kam. Aus diesem „kann ich mal eben helfen“ wurde ein Workshop-Konzept, dann Dozentenjobs bei VHS und diversen Bildungsanbietern, dazu Fotoassistenz und Arbeit beim Fernsehen. Seine eigene Beschreibung dafür: ein Bauchladen. Spannend war das trotzdem, aber kein unternehmerisches Denken. Das kam laut Johannes erst in den letzten zwei, drei Jahren.

Der Wendepunkt war die Pandemie. Fotografie brach weg, WordPress-Nachfrage stieg, weil plötzlich alles virtuell lief. Johannes zog daraus eine klare Konsequenz: Bauchladen auflösen, auf ein Thema fokussieren. Das ist ein Muster, das ich aus eigener Erfahrung nur bestätigen kann. Die Phase des Ausprobierens gehört zur Selbstständigkeit dazu, aber irgendwann muss der Fokus kommen, wenn daraus ein tragfähiges Business werden soll.

Von Stunden gegen Geld zum Festpreis-Produkt

Der zweite große Schritt: weg vom Stundenhonorar, hin zum Productized Service mit Festpreis. Johannes‘ 1:1-WordPress-Kurs kostet heute 3.000 bis 4.000 Euro, unabhängig davon, ob dafür drei oder sieben Treffen nötig sind. Das Ziel ist klar definiert: Am Ende kann die Kundin oder der Kunde WordPress bedienen. Ein kurzes, kostenloses Erstgespräch klärt vorher Zielsetzung und Vorwissen, danach steht der Preis fest.

Das ist genau das Prinzip, das ich mit dem Productized Service predige: Nicht Zeit verkaufen, sondern ein klar definiertes Ergebnis zu einem klar definierten Preis. Der Kunde kauft keine Stunden, sondern eine Lösung.

Zwei zusätzliche Produkte, die sich gegenseitig hochziehen

Besonders gefallen hat mir, wie Johannes sein Angebote gestackt hat:

Das WordPress Audit

Früher hat Johannes kostenlos beraten, wenn ihn Interessenten über LinkedIn kontaktierten. Das war klassisches Unpaid Consulting. Ergebnis: Die Leute hatten ihre Fragen beantwortet und wurden trotzdem keine Kunden. Seine Lösung: kurzes, kostenloses Erstgespräch ohne Tiefe, danach ein bezahltes Audit mit Tool-gestützter Analyse. Der Effekt: Bessere Ergebnisse für den Kunden, weil bezahlt und intensiver. Für Johannes ist es außerdem häufig der Einstieg in eine langfristige Zusammenarbeit, weil aus den Empfehlungen oft weiterführende Projekte entstehen.

Ich löse dein Problem garantiert!

Ein sehr klar geschnittenes Notfall-Produkt: konkretes technisches WordPress- oder Hosting-Problem, 500 Euro fix. Wenn Johannes es nicht lösen kann, kostet es nichts. Kein Risiko für den Kunden außer verlorener Zeit. Ich kenne dieses Muster aus eigener Erfahrung: Kunden, die schnell ein Ergebnis brauchen, honorieren Tempo und Verlässlichkeit überdurchschnittlich gut. Bei mir war das der Fall, wenn Kunden kurz vor einer Ausschreibung merkten, dass ihnen ein Lastenheft fehlte. Sie waren dann bereit, das Doppelte zu zahlen, nur um schneller ans Ziel zu kommen.

Diese Art von Angeboten zeigt: Ein einzelner, klar abgegrenzter Productized Service kann der Hebel sein, der größere Aufträge erst öffnet.

WordPress, KI und die Frage nach dem Backend

Im Gespräch ging es auch um KI in WordPress, konkret um den neuen KI-Konnektor in WordPress 7, mit dem sich Modelle wie ChatGPT oder Gemini per API anbinden lassen. Damit lassen sich Blogbeiträge erstellen und sogar passende Beitragsbilder generieren, direkt im System.

Meine Position dazu, die ich im Podcast auch so vertreten habe: WordPress ist als Backend ein seit 25 Jahren gehärtetes System. Wer stattdessen komplett „vibe-gecodete“ Webseiten ohne echtes Backend baut, verzichtet auf diese Stabilität. Am Ende gibt es dort auch keinen Platz mehr für ein Security-Plugin, weil es kein Backend gibt, das es schützen könnte. Johannes sieht das ähnlich, zieht die Grenze aber differenzierter: Für einfache Visitenkarten-Websites ist WordPress oft überdimensioniert, hier reichen Baukästen wie Jimdo oder eben KI-generierte Seiten völlig aus. Die eigentliche Zukunftsfrage ist für ihn nicht WordPress vs. Wix, sondern WordPress vs. Cloud-Tools wie ChatGPT.

Für Content-getriebene, komplexere Business-Websites bleibt WordPress aus seiner Sicht weiterhin die richtige Wahl. Ergänzt wird das Ganze durch KI als zusätzliches Werkzeug im System, nicht als Ersatz für das System selbst.

Datenschutz wird mit jedem Tool komplexer

Ein Punkt, den Johannes zu Recht betont: Sobald KI-Konnektoren im Spiel sind, kommt eine ganze Reihe zusätzlicher Datenschutzfragen dazu. Welche Daten gehen an welche KI, wo landen Newsletter-Adressen, was passiert mit Kommentaren in Backups. Themen wie Löschanfragen nach DSGVO werden dadurch nicht einfacher. Johannes holt sich hierfür bewusst einen Datenschützer ins Team, weil das am Ende Rechtsberatung ist, die er selbst nicht leisten darf. Ein Punkt, den ich nur unterstreichen kann: Je mehr Tools und Konnektoren im Spiel sind, desto wichtiger wird es, Datenschutz nicht nebenbei, sondern mit klarer Verantwortlichkeit zu behandeln.

Warum ich meinen Podcast selbst hoste

Zum Abschluss kamen wir auf ein Thema, das mir persönlich wichtig ist: Warum hoste ich meinen Podcast selbst, statt auf Spotify oder andere Anbieter zu setzen? Zwei Gründe:

Baue auf eigenem Land. Ich habe schon 2012 im Internet gelernt, was passiert, wenn ein Tool-Anbieter plötzlich verschwindet, etwa weil eine Finanzierungsrunde nicht klappt. Wer seinen Feed bei einem Drittanbieter hostet, riskiert, dass der Feed im Ernstfall verloren geht oder gar nicht herausgegeben wird.
Der Feed ist die Laderampe meines Business. Das RSS-Feed ist die Ausfahrt aus meiner kleinen Welt zu meinen Hörerinnen und Hörern. Ein so zentrales Asset will ich selbst in der Hand halten: technisch über einen eigenen Server mit Podlove-Plugin, MP3- und AAC-Dateien per FTP-Upload.

Das Prinzip lässt sich über den Podcast hinaus übertragen: Wichtige Assets im eigenen Business, ob Feed, Kundendaten oder Content, gehören auf eigenem Land, nicht auf gemietetem.

Den ersten Teil unseres Gesprächs findest du im Nerdcafé-Podcast „Value Pricing mit Maik Pfingsten #142“.

Prozess als App, geht das? Interview mit Falko Kirsten

Am Mikrofon

Maik Pfingsten

Falko Kirsten

Podcast anhören auf:

Shownotes

Für jeden Prozessschritt in deinem Business hast du ein Tool. Für die Buchhaltung eins, für das CRM eins, für die Projektplanung noch eins. Macht schnell 10, 15, manchmal 20 Anwendungen. Und von jedem einzelnen nutzt du im Schnitt gerade mal 20 Prozent des Funktionsumfangs. Nur ein einziges Feature interessiert dich, für den Rest hast du wieder ein anderes Tool.

Das ist keine Ausnahme, das ist der Normalfall. Bei Selbstständigen genauso wie bei mittelständischen Unternehmen. Der einzige Unterschied: Bei KMU sind die Tools teurer und die Zoolandschaft noch etwas größer.

Über genau dieses Thema habe ich mit Falko Kirsten gesprochen. Er hat Informatik studiert, einen MBA obendrauf gelegt und begleitet seit Jahren als freiberuflicher Unternehmer mittelständische Firmen bei Prozessen und Digitalisierung. Sein Spezialgebiet: Geschäftsprozesse so digitalisieren, dass am Ende eine App rauskommt, die sitzt wie ein Maßanzug. Nicht wie ein Tool, in das du dich reinquetschen musst.

Warum die Tool-Landschaft überhaupt so aussieht, wie sie aussieht

Jede Abteilung hat sich irgendwann ihr eigenes Tool angeschafft. Für sich genommen macht das jedes Mal Sinn. In der Summe entsteht daraus aber ein Blumenstrauß an Anwendungen, die kaum miteinander sprechen. Kernfunktionen werden genutzt, der Rest bleibt Brachland: Genau in diesem Brachland liegt das Potenzial, das die meisten Unternehmen liegen lassen.

Falko schaut sich deshalb zuerst nicht die Software an, sondern den Geschäftsprozess dahinter. Der Prozess gibt vor, welche Anforderungen ein System erfüllen muss, nicht umgekehrt. Und genau das ist vielen im Unternehmen gar nicht klar: Warum nutzen wir eigentlich dieses Tool? Welchen Geschäftsprozess bildet es ab? Welche Informationen müssen überhaupt digitalisiert werden, und welche liegen vielleicht längst digital vor, ohne dass es jemand nutzt?

Ein Praxisbeispiel: Vom E-Mail-Chaos zur automatisierten Disposition

Falko hat mir ein Beispiel aus der Logistik erzählt, das das ganze Prinzip auf den Punkt bringt. Ein kleines Unternehmen, eine Handvoll Leute in der Verwaltung, mehrere hundert E-Mails am Tag in einem Dispo-Postfach. Jede E-Mail musste manuell gelesen und kategorisiert werden. Ist das eine Anfrage, ein Auftrag oder eine Rückfrage? Bei Aufträgen wurden die Daten anschließend händisch ins System übertragen.

Klingt nach Kleinigkeit. Ist aber genau der Engpass, an dem der größte Hebel sitzt.

Die Lösung: Das Postfach automatisch auslesen und klassifizieren lassen. Alles, was kein Auftrag ist, wird direkt herausgefiltert. Das schafft die erste Zeitersparnis. Für die Aufträge selbst wurde das Wissen der Disponenten systematisch herausgearbeitet: Was macht eine Anfrage überhaupt zu einem gültigen Auftrag, welche Informationen gehören wohin. Dieses Wissen wurde dann in eine Automatisierung gegossen, die den Auftrag direkt anlegt.

Das Ergebnis: Die Disponenten sind keine „sturen Abtipper“ mehr, sondern kümmern sich um das, wofür sie eigentlich da sind. Kommunikation mit Auftraggebern und Fahrern, echte Entscheidungen. Und sie können mehr Volumen bearbeiten, ohne dass es stressiger wird.

Besonders bemerkenswert: Ein zweites Unternehmen aus dem gleichen Umfeld hatte während der Frachtpreis-Turbulenzen wirtschaftlich zu kämpfen, weil viel mehr vorfinanziert werden musste. Hätten sie diese Automatisierung schon damals gehabt, wären sie deutlich resilienter gegen solche Schwankungen gewesen. Sie hätten einfach mehr Anfragen bearbeiten können, ohne mehr Personal.

Der Prozess ist nie auf einen Schlag fertig, und das ist okay

Ein Punkt, den Falko klar herausgestellt hat: Du siehst nicht von Anfang an alles. Bei seinem Logistik-Kunden gab es zum Beispiel stille Abmachungen mit einzelnen Kunden, etwa „diese Referenznummer muss immer in Feld XY stehen“. Diese Absprachen waren nirgendwo dokumentiert, sondern existierten nur in den Köpfen der Mitarbeiter. Solche Dinge tauchen erst im Laufe des Prozesses auf.

Sein Vorgehen: Stückchenweise, vom Großen ins Kleine. Erste Automatisierung schafft vielleicht 50 bis 60 Prozent der Fälle ab. Dann kommt die nächste fehlende Information dazu, der nächste Sonderfall wird integriert, und irgendwann bist du bei 80, 90 Prozent Automatisierungsgrad. Das ist kein Sprint, sondern ein iterativer Prozess, ähnlich wie das Einarbeiten eines neuen Mitarbeiters.

Und noch ein Aspekt, der oft unterschätzt wird: Vertrauen. Menschen machen Fehler, haben schlechte Tage, das gleichen wir untereinander aus. Bei einer Automatisierung ist das Vertrauen am Anfang nicht automatisch da. Deshalb baut Falko häufig Human-in-the-Loop-Mechanismen ein: Die Automatisierung liefert ein Ergebnis, ein Mensch bestätigt oder korrigiert es. Das schafft Sichtbarkeit und Vertrauen. Sobald das Vertrauen da ist, kippt die Stimmung im Unternehmen. Aus Mitarbeitern, die abarbeiten, werden Mitarbeiter, die mitgestalten.

Und jetzt zur eigentlichen Frage: Können wir uns die App einfach selbst bauen?

Hier wird es jetzt spannend, und das ist der Grund, warum ich Falko überhaupt eingeladen habe. Früher war der Sprung von „wir nutzen zusammengewürfelte Tools“ zu „wir bauen unseren Prozess als eigene, individuelle Software“ wirtschaftlich meist illusorisch. Für kleine Mittelständler ging das schnell in mittlere bis hohe sechsstellige Investitionen.

Mit Vibe-Coding und KI-gestützter Entwicklung ist genau dieser Sprung heute plötzlich realistisch. Aber, und das ist der entscheidende Punkt, nicht so, wie es auf LinkedIn und YouTube oft verkauft wird.

Falko hat mit Geschäftsführern gesprochen, die sich ein Wochenende hingesetzt und mit einem KI-Tool ihre komplette App selbst zusammengebaut haben. Sah gut aus, funktionierte auch, zumindest für den ersten Testlauf. Die entscheidende Frage kam danach: Funktioniert das auch mit dem kompletten Tagesvolumen an echten Daten? Antwort: nicht unbedingt.

Sein Rat ist deshalb klar: Als Geschäftsführer solltest du dich um dein Geschäft kümmern, um deine Kunden, nicht um Datenstrukturen und Skalierungsfragen. Was privat für den eigenen Anwendungsfall super funktioniert, ist im Unternehmenskontext ein anderes Kaliber. Da brauchst du Ergebnisse, denen du vertrauen kannst, auch wenn zehn Vorgänge parallel laufen.

Der Unterschied liegt nicht darin, ob KI zum Einsatz kommt, sondern wie. Falko und sein Team nutzen KI intensiv, aber nicht nach dem Motto „baue mir App X“. Ihre Entwickler prüfen jede generierte Lösung: Ergibt das Sinn? Ist das skalierbar? Oder ist das nur „KI-Slop“? Die Beschleunigung durch KI ist real und groß. Es braucht trotzdem weiterhin jemanden, der mitdenkt, der die Ergebnisse verantwortet und dafür geradesteht.

Der zweite Teil der Arbeit, den viele unterschätzen: Du musst deinen Geschäftsprozess kennen. Die Informationsstrukturen, die Punkte, an denen Entscheidungen getroffen werden, die Datenbasis dahinter. Und ehrlich gesagt kennen selbst viele Geschäftsführer diese blinden Flecken in ihren eigenen Prozessen nicht vollständig. Genau da setzt eine strukturierte Prozessaufnahme an, bevor überhaupt eine Zeile Code geschrieben wird.

Bestehende Systeme wegwerfen? In der Regel nicht

Automatisierung heißt nicht: alles über den Haufen werfen und komplett neu bauen. Falko schaut sich immer zuerst an, welche IT-Systeme beim Kunden bereits vorhanden, bezahlt und implementiert sind. Diese Systeme bindet er dann über APIs oder Schnittstellen an, wo es geht. Das ist in der Regel deutlich sinnvoller, als etwas Bestehendes zu ersetzen, das seine Berechtigung hat.

Manchmal geht es aber tatsächlich nicht anders. Falko hatte einen Fall, wo ein System aus den frühen 2000ern schlicht keine Schnittstellen bietet, und der Anbieter sich seitdem kaum weiterentwickelt hat. In so einem Fall ist die ehrliche Ansage: Mit diesem System kommt ihr nicht weiter, egal wer euch hilft. Das war dann auch der Moment für einen Anbieterwechsel, hin zu einem System mit besserer Usability und einer API-first-Architektur, die sich individuell automatisieren lässt.

Das Ergebnis: Nicht nur ein einzelner Prozess wurde zur App, sondern das gesamte Geschäftsmodell konnte sich weiterentwickeln. Inklusive eines echten Wettbewerbsvorteils, weil die Prozesse eben nicht Standard sind, sondern exakt auf das eigene Geschäftsmodell zugeschnitten.

Die Usability Falle klassischer Branchensoftware

Ich habe das selbst aus meiner Zeit als Ingenieur erlebt: Requirements-Management-Software wie DOORS von IBM, für die man pro User und Monat 10.000 Euro bezahlt hat. Ohne vernünftige Schnittstellen, mit einer Bedienoberfläche wie aus dem tiefsten C64-Keller, und einem Prozess, der komplett am eigenen Arbeitsalltag vorbeigebaut war. Wir mussten uns verbiegen, um zu dem Tool zu passen, nicht umgekehrt.

Genau das ist laut Falko das eigentliche Problem klassischer Branchensoftware: Sie versucht, mit einer einzigen Maske die individuellen Gegebenheiten von hunderten oder tausenden Unternehmen abzubilden. Das Ergebnis ist zwangsläufig eine überladene, unübersichtliche Oberfläche. Für den einen sind 99 Prozent der Felder komplett irrelevant.

Das heißt nicht, dass diese Systeme grundsätzlich schlecht sind. Sie haben ihre Funktion, ihren Standard, gewachsene Prozesse und Algorithmen im Hintergrund, die ihre Berechtigung haben. Der Punkt ist: Sie müssen als verlässliche Datenbasis im Hintergrund bleiben dürfen, während die Menschen im Unternehmen nicht mehr jeden Schritt händisch durch eine komplizierte Maske klicken müssen, sondern über eine individuell gebaute, schlanke Oberfläche arbeiten, die zur eigenen Arbeitsweise passt.

Was heute realistisch ist: konkrete Zahlen

Vor ein paar Jahren hat Falko für eine Personalsoftware mit individuellen Anforderungen ein Angebot zwischen 250.000 und 300.000 Euro kalkuliert. Der Inhaber hat geschluckt und es nicht gemacht. Eine vergleichbare Lösung würde heute, mithilfe von KI-gestützter Entwicklung durch Profis und nicht durch Vibe-Coding im Alleingang, wahrscheinlich zwischen 25.000 und 50.000 Euro liegen, inklusive Tests. Dazu kommen aktuell noch Fördermöglichkeiten, die die Investition weiter senken können.

Das ist eine Größenordnung, die für viele kleine Mittelständler und Selbstständige plötzlich greifbar ist. Und dagegen rechnest du nicht nur die Investition selbst, sondern auch die monatlichen Lizenzkosten mehrerer Tools, von denen du jeweils nur einen Bruchteil nutzt, sowie die Zeit, die vorher zwischen den Systemen und beim manuellen Datentransfer verloren gegangen ist.

Mein Fazit

Der große Unterschied zu früher ist nicht, dass KI jetzt für dich programmiert. Der Unterschied ist, dass Profis mit KI-Unterstützung heute in einer Geschwindigkeit und zu einem Preis liefern können, der für kleine und mittlere Unternehmen wirtschaftlich plötzlich Sinn ergibt. Vorher war das Angebot für eine echte individuelle Lösung schlicht zu teuer, um es überhaupt zu schreiben.

Das heißt aber nicht, dass du dir am Wochenende selbst deine Unternehmenssoftware zusammenklicken solltest. Das Ergebnis ist ein Prototyp, ein Demonstrator, kein Produkt, das du produktiv in deinem Betrieb laufen lässt. Die Kombination aus Prozess-Know-how, sauberer Datenstruktur und KI-gestützter, aber fachlich verantworteter Entwicklung macht den Unterschied. Sie entscheidet, ob am Ende eine App entsteht, die wie ein Maßanzug sitzt, oder ein KI-Slop, der beim ersten echten Tagesvolumen zusammenbricht.

Wenn du wissen willst, wo in deinem Unternehmen die größten Engpässe und blinden Flecken liegen und ob sich der Weg vom Prozess zur eigenen App für dich lohnt, findest du Falko auf LinkedIn unter Falko Kirsten oder auf prozesszuapp.de. Dort kannst du auch ein unverbindliches Gespräch anfragen.

Steuerberatung als Produkt: Wie Kanzleien ohne weitere Mitarbeiter skalieren – Interview mit Melchior Neumann

Am Mikrofon

Maik Pfingsten

Melchior Neumann

Podcast anhören auf:

Shownotes

Steuerkanzleien suchen verzweifelt nach Fachkräften. Und das Problem ist hausgemacht. Denn wer will schon freiwillig langweilige Routinearbeit machen, die sich dauernd wiederholt? Genau das wird vielen Kanzleien zum Verhängnis: Mitarbeiter werden abgeworben, neue gesucht, wieder eingearbeitet – ein Teufelskreis ohne Ende.

Mein Podcast-Gast Melchior Neumann hat diesen Irrsinn erkannt und seine Kanzlei komplett umgebaut. Das Spannende: Sein Team ist das gleiche geblieben. Aber es schafft heute doppelt so viel wie früher – ohne dabei gestresst zu sein.

In diesem Beitrag fasse ich die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Gespräch zusammen. Es geht um eine Idee, die ich seit Jahren in meinem eigenen Ingenieurbüro lebe und die in jeder freiberuflichen Profession funktioniert: das Dienstleistungsprodukt, oder auch Productized Service.

Was ein Dienstleistungsprodukt eigentlich ist

Die kurze Antwort von Melchior: Es ist eine Dienstleistung, die so beschaffen ist wie ein Produkt. So klar definiert, dass sie quasi im Regal steht und du sagst: „Ja, genau so.“

Das Bild dazu ist der Supermarkt. Du gehst an die Kasse und diskutierst nicht mit Rewe darüber, dass das Produkt vielleicht anders sein müsste. Du kaufst es genau so, wie es dasteht. Wenn du eine Dienstleistung so aufbereitest, dass sie wie ein Produkt funktioniert, dann hast du ein Dienstleistungsprodukt.

Das Witzige an der Steuerberatung: Sie ist in weiten Teilen schon brutal standardisiert. Wie eine Bilanz auszusehen hat, schreibt der Gesetzgeber vor – das steht im Gesetz. Aber genau bei den Dingen, die nicht vorgeschrieben sind, vor allem bei der Beratung, fehlt diese Klarheit komplett. Und genau dort liegt der Hebel.

Warum sich der Aufwand lohnt

Es lässt sich viel einfacher verkaufen

Eine Steuerberatung ist für Mandanten – also für fachliche Laien – brutal schwer zu verstehen. Deshalb tun sich so viele Steuerberater damit schwer, den Wert ihrer Arbeit zu kommunizieren. Weil jeder Fall anders ist.

Bei einem Dienstleistungsprodukt kannst du vorher genau sagen, was drin ist, was nicht drin ist und wie der Ablauf aussieht. Du ziehst die Erwartungshaltung des Mandanten klar. Und was klar ist, lässt sich verkaufen.

Du kommst weg vom Stundenmodell

Im Stundenmodell steckst du in einer doppelten Diskussion fest: Erst diskutierst du über den Stundensatz, hinterher über die abgerechneten Stunden. Zufrieden ist am Ende niemand – weder der Kunde noch du.

Noch schlimmer: Wenn du richtig gut bist und doppelt so schnell arbeitest wie der Durchschnitt, schießt du dir im Stundenmodell ins eigene Knie. Aus genau diesem Grund war es in meiner Ingenieur-Szene Usus, noch ein bisschen Stunden abzutrödeln oder die Dienstleistung künstlich zu verkomplizieren, um die Abrechnung zu rechtfertigen.

Beim Dienstleistungsprodukt drehst du die Kalkulation um. Du verkaufst nicht mehr Zeit, sondern ein Ergebnis. Plötzlich bist du motiviert, deine Herstellungskosten zu senken – durch effizientere Arbeit, Automatisierung oder Schnittstellen. Der Wert für den Kunden bleibt gleich, deine Marge steigt. Genau dieses wertbasierte Pricing ist in der Vergütungsverordnung der Steuerberater übrigens längst angelegt – nur leben es die wenigsten.

Bei mir selbst hat dieser Schritt dazu geführt, dass ich für dieselbe Leistung von 80 Stunden auf unter 30 Stunden gekommen bin. Und den Kunden hat es nicht mehr interessiert.

Du löst dein Kapazitätsproblem

Hier kommt der Fachkräftemangel ins Spiel. Mit einem standardisierten Dienstleistungsprodukt kannst du mit der gleichen Mannschaft doppelt so viele Aufträge durchziehen. Du brauchst weniger Menschen für mehr Leistung.

Einer meiner Mentees macht heute mit vier Mitarbeitern im Monat das, was er vor sieben Jahren im Jahr gemacht hat. Weil das Ganze läuft wie eine geölte Maschine.

„Dann ist man ja nur noch eine Nummer“ – stimmt nicht

Der erste Einwand, den Melchior immer hört, ist: Dann ist das doch nur noch Fließband, dann ist man nur noch eine Nummer.

Sein Bild dagegen ist großartig. Seine Kanzlei sitzt in der Nähe von Mainz – Karnevalshochburg. Sein Maßstab lautet: Wenn du nach Rosenmontag morgens um acht in die Kanzlei kommst, verkatert wie nie, und die Systeme sind so glatt, dass du trotzdem Top-Leistung lieferst – dann hast du ein richtig gutes System.

Im Rahmen einer guten Prozessbeschreibung darf der Mensch ja trotzdem Mensch sein. Es geht nicht um Kleinkariertheit. Es geht darum, dass auch jeder Sonderfall berücksichtigt ist – und dass sich ein Berufseinsteiger, Quereinsteiger oder neuer Mitarbeiter schnell zurechtfindet, weil alles dokumentiert ist.

Vom Steuerberater zum Unternehmer in der Steuerberatung

Wenn du standardisierst, passiert etwas Paradoxes: Du gewinnst Freiraum für genau die Dinge, die nicht standardisierbar sind. Für Kreativität, für Strategie, für echte Beratung mit dem Mandanten. Die mentale Energie, die vorher im „Wie machen wir das jetzt nochmal?“ verpufft ist, wird frei.

Damit arbeitest du auf zwei Ebenen:

Im System: der definierte, effiziente Ablauf – ob automatisiert, halbautomatisiert oder von Hand.
Am System: die Weiterentwicklung und Pflege. Hier wird jedes Feedback zum Treibstoff. Negatives Feedback verpufft nicht mehr im Sinne von „Da müssen wir uns nächstes Mal mehr anstrengen“. Stattdessen fragst du: Wie konnte das entstehen? Was muss ich am Prozess ändern, damit es nicht wieder passiert? Entweder funktioniert etwas gut – oder du lernst etwas. Du gewinnst immer.

Genau dieser Switch von „im Unternehmen arbeiten“ zu „am Unternehmen arbeiten“ ist der Unterschied zwischen einem Freelancer und einem Unternehmer. Der Freelancer verkauft seine Zeit – völlig in Ordnung. Aber es ist kein Unternehmen, es ist ein Freelance-Business.

Und das hat handfeste Konsequenzen, spätestens beim Verkauf: Eine Kanzlei, in der die Inhaberin oder der Inhaber nur ständig im Prozess arbeitet, ist als Unternehmen kaum etwas wert. Das ist ein Job – und niemand kauft dir deinen Job ab. Was Wert hat, sind Prozesse, Teams, Abläufe, Strukturen und Positionierung. Also das System.

Die richtigen Mandanten anziehen – durch Ausfiltern

Ein Dienstleistungsprodukt hilft dir auch dabei, von den falschen Mandanten loszukommen. Melchior schreibt für einen Teil seiner Leistungen die Preise auf die Website. Für Steuerberatung ist das ausgesprochen untypisch. Der Gedanke dahinter ist aber nicht, mehr Mandanten zu gewinnen – sondern weniger.

Die 80 Prozent, die ohnehin eine andere Vorstellung vom Wert haben, sollen gar nicht erst anrufen. Wer trotzdem anruft, ist vorqualifiziert. Für diese Mandanten nimmt man sich dann gerne mehr Zeit. Ein zweites Filterkriterium: Bestimmte Anfragen laufen nur über ein Formular auf der Website. Wer nicht in der Lage ist, das auszufüllen, hat einen Digitalisierungsgrad, der nicht zur Kanzlei passt.

Das deckt sich exakt mit meiner eigenen Erfahrung. Wenn du zu einem Mandanten Nein sagst, weil es einfach nicht passt, stehen meistens zwei perfekte Kunden hinter ihm. Dieses bewusste „Wir spielen nicht zusammen“ ist einer der größten Hebel im Business.

Dazu passt die Bäckerei-Metapher, die in Melchiors Kanzlei seit jeher kursiert: Ein kurzer Schnack am Tresen kostet nichts. Aber sobald es inhaltlich wird – „Wie ist das steuerlich, wenn ich eine Immobilie kaufe?“ – ist das kein Smalltalk mehr, sondern ein Brötchen. Und das wird abgerechnet. Damit das funktioniert, braucht es Produktblätter, auf denen schwarz auf weiß steht: Das ist Standard drin, das ist Standard nicht drin.

Woher der Begriff kommt

Den Begriff Productized Service habe ich um 2012/2013 zum ersten Mal gelesen – in „The Automatic Customer“ von John Warrillow, einem sehr empfehlenswerten Buch über wiederkehrende Umsätze und Abo-Modelle im B2B.

Ursprünglich stammt der Begriff aus der SaaS-Welt des Silicon Valley. Dienstleister sagten damals: „Aus meiner Dienstleistung kann ich ja keinen SaaS machen.“ Daraus wurde „Service as a Product“ – und schließlich Productized Service. Im Deutschen klingt „Dienstleistungsprodukt“ am rundesten.

Wenn dich das Thema gepackt hat, sind das meine zwei Buchtipps – beide vom selben Autor:

The Automatic Customer – über wiederkehrende Umsätze
Build to Sell – wie aus einem reinen Freelancer ein verkaufbares Unternehmen mit echter Produktionsstraße wird

Ergänzend dazu The E-Myth von Michael Gerber, das konsequent in Rollen und Positionen denkt.

KI macht jetzt alles möglich – aber nur mit Struktur

Wenn du dein Sternekochrezept einmal sauber aufgedröselt hast – wie eine Perlenkette von Tätigkeit zu Tätigkeit – kannst du für jeden Schritt entscheiden: Das macht ein Mensch. Das macht ein KI-Agent. Das ist eine Automatisierung.

In meinen Workshops klebe ich dafür inzwischen rote und blaue Punkte auf die Post-its. Manche Schritte gehören dem Menschen – einen Kick-off-Workshop kann ich nun mal nicht von einem Agenten moderieren lassen. Andere Schritte, etwa die Dokumentenauswertung, übernimmt ein Agent.

Melchior hat genau das gemacht. Aus den Ergebnissen unseres Workshops hat er sich ein internes Tool gebaut, das sein Dienstleistungsprodukt in Software abbildet. E-Mails werden automatisch ausgelöst, befüllt und teils per KI im Stil angepasst – kein Copy-Paste aus Word mehr. Das Foto seiner Prozesswand hat er einfach bei einem KI-Tool hochgeladen und gesagt: „Das will ich als Prozess-Tracking-Tool haben.“

Das Ergebnis: rund 60 bis 80 Stunden Arbeit und etwa 2.000 Euro an Token-Kosten. Ein befreundeter Softwareentwickler schätzte den Auftragswert auf 100.000 bis 150.000 Euro. Und Melchior ist kein Entwickler – er hat Steuerrecht studiert.

Seine These ist deshalb klar: Wenn du heute ein Dienstleistungsunternehmen systematisch aufziehst, wird daraus zwangsläufig irgendwann Software. Die große Leistung ist nicht das Programmieren – das übernehmen die Tools. Die große Leistung ist, Strukturen und Systeme zu schaffen.

Die zwei wichtigsten Schritte für deine Kanzlei

Wenn du daraus etwas mitnehmen willst, dann das hier:

Beschäftige dich mit deinem Wunschmandanten – nicht mit dem Prozess. Steuerberater lieben das „Wie“ ihrer Arbeit und verlieren sich darin. Die entscheidende Frage ist aber zuerst: Für wen will ich etwas machen? Und dann: zuhören. Was braucht dieser Mandant, was motiviert ihn, was sind seine Bedürfnisse? Nicht durch die nerdige Steuerberater-Brille, sondern durch seine. Dass ein Jahresabschluss in der korrekten Reihenfolge erstellt wird, lässt kein Mandantenherz höherschlagen. Das ist die Pflicht, nicht der Wert.
Geh in die Metaperspektive und arbeite am System. Wer aus dem Zeit-gegen-Geld-Hamsterrad raus will, muss sich mit seinen Prozessen beschäftigen. Anders geht es nicht. Wer das nicht alleine kann, holt sich einen Sparringspartner – damit er bewusst am System arbeitet statt ewig darin.

Es war nie eine bessere Zeit

Melchior bringt es am Ende auf den Punkt: Es ist gerade die beste Zeit überhaupt, etwas aufzubauen, das echt groß werden und dir Freiheit verschaffen kann – etwas, das vor einem Jahr noch undenkbar war.

Es geht nicht darum, das nächste Milliardenunternehmen zu bauen. Es geht darum, für deinen Bereich, deine Kunden und dein Leben das Beste herauszuholen. Wer jetzt mit guter, strukturierter Arbeit anfängt, baut sich genau das.

Der erste Schritt ist immer derselbe: aus deiner Beratungsleistung ein klar definiertes Dienstleistungsprodukt machen. Alles andere – Verkauf, Skalierung, Automatisierung, Verkaufbarkeit der Kanzlei – baut darauf auf.

Dieser Beitrag basiert auf der Episode des Freiberuflich-Selbstständig-Podcasts mit meinem Gast Melchior Neumann, Gründer und Geschäftsführer der Neuplaner-Gruppe. Wenn dir der Input gefallen hat, abonniere den Podcast – on air seit 2014.