Shownotes

Für jeden Prozessschritt in deinem Business hast du ein Tool. Für die Buchhaltung eins, für das CRM eins, für die Projektplanung noch eins. Macht schnell 10, 15, manchmal 20 Anwendungen. Und von jedem einzelnen nutzt du im Schnitt gerade mal 20 Prozent des Funktionsumfangs. Nur ein einziges Feature interessiert dich, für den Rest hast du wieder ein anderes Tool.

Das ist keine Ausnahme, das ist der Normalfall. Bei Selbstständigen genauso wie bei mittelständischen Unternehmen. Der einzige Unterschied: Bei KMU sind die Tools teurer und die Zoolandschaft noch etwas größer.

Über genau dieses Thema habe ich mit Falko Kirsten gesprochen. Er hat Informatik studiert, einen MBA obendrauf gelegt und begleitet seit Jahren als freiberuflicher Unternehmer mittelständische Firmen bei Prozessen und Digitalisierung. Sein Spezialgebiet: Geschäftsprozesse so digitalisieren, dass am Ende eine App rauskommt, die sitzt wie ein Maßanzug. Nicht wie ein Tool, in das du dich reinquetschen musst.

Warum die Tool-Landschaft überhaupt so aussieht, wie sie aussieht

Jede Abteilung hat sich irgendwann ihr eigenes Tool angeschafft. Für sich genommen macht das jedes Mal Sinn. In der Summe entsteht daraus aber ein Blumenstrauß an Anwendungen, die kaum miteinander sprechen. Kernfunktionen werden genutzt, der Rest bleibt Brachland: Genau in diesem Brachland liegt das Potenzial, das die meisten Unternehmen liegen lassen.

Falko schaut sich deshalb zuerst nicht die Software an, sondern den Geschäftsprozess dahinter. Der Prozess gibt vor, welche Anforderungen ein System erfüllen muss, nicht umgekehrt. Und genau das ist vielen im Unternehmen gar nicht klar: Warum nutzen wir eigentlich dieses Tool? Welchen Geschäftsprozess bildet es ab? Welche Informationen müssen überhaupt digitalisiert werden, und welche liegen vielleicht längst digital vor, ohne dass es jemand nutzt?

Ein Praxisbeispiel: Vom E-Mail-Chaos zur automatisierten Disposition

Falko hat mir ein Beispiel aus der Logistik erzählt, das das ganze Prinzip auf den Punkt bringt. Ein kleines Unternehmen, eine Handvoll Leute in der Verwaltung, mehrere hundert E-Mails am Tag in einem Dispo-Postfach. Jede E-Mail musste manuell gelesen und kategorisiert werden. Ist das eine Anfrage, ein Auftrag oder eine Rückfrage? Bei Aufträgen wurden die Daten anschließend händisch ins System übertragen.

Klingt nach Kleinigkeit. Ist aber genau der Engpass, an dem der größte Hebel sitzt.

Die Lösung: Das Postfach automatisch auslesen und klassifizieren lassen. Alles, was kein Auftrag ist, wird direkt herausgefiltert. Das schafft die erste Zeitersparnis. Für die Aufträge selbst wurde das Wissen der Disponenten systematisch herausgearbeitet: Was macht eine Anfrage überhaupt zu einem gültigen Auftrag, welche Informationen gehören wohin. Dieses Wissen wurde dann in eine Automatisierung gegossen, die den Auftrag direkt anlegt.

Das Ergebnis: Die Disponenten sind keine „sturen Abtipper“ mehr, sondern kümmern sich um das, wofür sie eigentlich da sind. Kommunikation mit Auftraggebern und Fahrern, echte Entscheidungen. Und sie können mehr Volumen bearbeiten, ohne dass es stressiger wird.

Besonders bemerkenswert: Ein zweites Unternehmen aus dem gleichen Umfeld hatte während der Frachtpreis-Turbulenzen wirtschaftlich zu kämpfen, weil viel mehr vorfinanziert werden musste. Hätten sie diese Automatisierung schon damals gehabt, wären sie deutlich resilienter gegen solche Schwankungen gewesen. Sie hätten einfach mehr Anfragen bearbeiten können, ohne mehr Personal.

Der Prozess ist nie auf einen Schlag fertig, und das ist okay

Ein Punkt, den Falko klar herausgestellt hat: Du siehst nicht von Anfang an alles. Bei seinem Logistik-Kunden gab es zum Beispiel stille Abmachungen mit einzelnen Kunden, etwa „diese Referenznummer muss immer in Feld XY stehen“. Diese Absprachen waren nirgendwo dokumentiert, sondern existierten nur in den Köpfen der Mitarbeiter. Solche Dinge tauchen erst im Laufe des Prozesses auf.

Sein Vorgehen: Stückchenweise, vom Großen ins Kleine. Erste Automatisierung schafft vielleicht 50 bis 60 Prozent der Fälle ab. Dann kommt die nächste fehlende Information dazu, der nächste Sonderfall wird integriert, und irgendwann bist du bei 80, 90 Prozent Automatisierungsgrad. Das ist kein Sprint, sondern ein iterativer Prozess, ähnlich wie das Einarbeiten eines neuen Mitarbeiters.

Und noch ein Aspekt, der oft unterschätzt wird: Vertrauen. Menschen machen Fehler, haben schlechte Tage, das gleichen wir untereinander aus. Bei einer Automatisierung ist das Vertrauen am Anfang nicht automatisch da. Deshalb baut Falko häufig Human-in-the-Loop-Mechanismen ein: Die Automatisierung liefert ein Ergebnis, ein Mensch bestätigt oder korrigiert es. Das schafft Sichtbarkeit und Vertrauen. Sobald das Vertrauen da ist, kippt die Stimmung im Unternehmen. Aus Mitarbeitern, die abarbeiten, werden Mitarbeiter, die mitgestalten.

Und jetzt zur eigentlichen Frage: Können wir uns die App einfach selbst bauen?

Hier wird es jetzt spannend, und das ist der Grund, warum ich Falko überhaupt eingeladen habe. Früher war der Sprung von „wir nutzen zusammengewürfelte Tools“ zu „wir bauen unseren Prozess als eigene, individuelle Software“ wirtschaftlich meist illusorisch. Für kleine Mittelständler ging das schnell in mittlere bis hohe sechsstellige Investitionen.

Mit Vibe-Coding und KI-gestützter Entwicklung ist genau dieser Sprung heute plötzlich realistisch. Aber, und das ist der entscheidende Punkt, nicht so, wie es auf LinkedIn und YouTube oft verkauft wird.

Falko hat mit Geschäftsführern gesprochen, die sich ein Wochenende hingesetzt und mit einem KI-Tool ihre komplette App selbst zusammengebaut haben. Sah gut aus, funktionierte auch, zumindest für den ersten Testlauf. Die entscheidende Frage kam danach: Funktioniert das auch mit dem kompletten Tagesvolumen an echten Daten? Antwort: nicht unbedingt.

Sein Rat ist deshalb klar: Als Geschäftsführer solltest du dich um dein Geschäft kümmern, um deine Kunden, nicht um Datenstrukturen und Skalierungsfragen. Was privat für den eigenen Anwendungsfall super funktioniert, ist im Unternehmenskontext ein anderes Kaliber. Da brauchst du Ergebnisse, denen du vertrauen kannst, auch wenn zehn Vorgänge parallel laufen.

Der Unterschied liegt nicht darin, ob KI zum Einsatz kommt, sondern wie. Falko und sein Team nutzen KI intensiv, aber nicht nach dem Motto „baue mir App X“. Ihre Entwickler prüfen jede generierte Lösung: Ergibt das Sinn? Ist das skalierbar? Oder ist das nur „KI-Slop“? Die Beschleunigung durch KI ist real und groß. Es braucht trotzdem weiterhin jemanden, der mitdenkt, der die Ergebnisse verantwortet und dafür geradesteht.

Der zweite Teil der Arbeit, den viele unterschätzen: Du musst deinen Geschäftsprozess kennen. Die Informationsstrukturen, die Punkte, an denen Entscheidungen getroffen werden, die Datenbasis dahinter. Und ehrlich gesagt kennen selbst viele Geschäftsführer diese blinden Flecken in ihren eigenen Prozessen nicht vollständig. Genau da setzt eine strukturierte Prozessaufnahme an, bevor überhaupt eine Zeile Code geschrieben wird.

Bestehende Systeme wegwerfen? In der Regel nicht

Automatisierung heißt nicht: alles über den Haufen werfen und komplett neu bauen. Falko schaut sich immer zuerst an, welche IT-Systeme beim Kunden bereits vorhanden, bezahlt und implementiert sind. Diese Systeme bindet er dann über APIs oder Schnittstellen an, wo es geht. Das ist in der Regel deutlich sinnvoller, als etwas Bestehendes zu ersetzen, das seine Berechtigung hat.

Manchmal geht es aber tatsächlich nicht anders. Falko hatte einen Fall, wo ein System aus den frühen 2000ern schlicht keine Schnittstellen bietet, und der Anbieter sich seitdem kaum weiterentwickelt hat. In so einem Fall ist die ehrliche Ansage: Mit diesem System kommt ihr nicht weiter, egal wer euch hilft. Das war dann auch der Moment für einen Anbieterwechsel, hin zu einem System mit besserer Usability und einer API-first-Architektur, die sich individuell automatisieren lässt.

Das Ergebnis: Nicht nur ein einzelner Prozess wurde zur App, sondern das gesamte Geschäftsmodell konnte sich weiterentwickeln. Inklusive eines echten Wettbewerbsvorteils, weil die Prozesse eben nicht Standard sind, sondern exakt auf das eigene Geschäftsmodell zugeschnitten.

Die Usability Falle klassischer Branchensoftware

Ich habe das selbst aus meiner Zeit als Ingenieur erlebt: Requirements-Management-Software wie DOORS von IBM, für die man pro User und Monat 10.000 Euro bezahlt hat. Ohne vernünftige Schnittstellen, mit einer Bedienoberfläche wie aus dem tiefsten C64-Keller, und einem Prozess, der komplett am eigenen Arbeitsalltag vorbeigebaut war. Wir mussten uns verbiegen, um zu dem Tool zu passen, nicht umgekehrt.

Genau das ist laut Falko das eigentliche Problem klassischer Branchensoftware: Sie versucht, mit einer einzigen Maske die individuellen Gegebenheiten von hunderten oder tausenden Unternehmen abzubilden. Das Ergebnis ist zwangsläufig eine überladene, unübersichtliche Oberfläche. Für den einen sind 99 Prozent der Felder komplett irrelevant.

Das heißt nicht, dass diese Systeme grundsätzlich schlecht sind. Sie haben ihre Funktion, ihren Standard, gewachsene Prozesse und Algorithmen im Hintergrund, die ihre Berechtigung haben. Der Punkt ist: Sie müssen als verlässliche Datenbasis im Hintergrund bleiben dürfen, während die Menschen im Unternehmen nicht mehr jeden Schritt händisch durch eine komplizierte Maske klicken müssen, sondern über eine individuell gebaute, schlanke Oberfläche arbeiten, die zur eigenen Arbeitsweise passt.

Was heute realistisch ist: konkrete Zahlen

Vor ein paar Jahren hat Falko für eine Personalsoftware mit individuellen Anforderungen ein Angebot zwischen 250.000 und 300.000 Euro kalkuliert. Der Inhaber hat geschluckt und es nicht gemacht. Eine vergleichbare Lösung würde heute, mithilfe von KI-gestützter Entwicklung durch Profis und nicht durch Vibe-Coding im Alleingang, wahrscheinlich zwischen 25.000 und 50.000 Euro liegen, inklusive Tests. Dazu kommen aktuell noch Fördermöglichkeiten, die die Investition weiter senken können.

Das ist eine Größenordnung, die für viele kleine Mittelständler und Selbstständige plötzlich greifbar ist. Und dagegen rechnest du nicht nur die Investition selbst, sondern auch die monatlichen Lizenzkosten mehrerer Tools, von denen du jeweils nur einen Bruchteil nutzt, sowie die Zeit, die vorher zwischen den Systemen und beim manuellen Datentransfer verloren gegangen ist.

Mein Fazit

Der große Unterschied zu früher ist nicht, dass KI jetzt für dich programmiert. Der Unterschied ist, dass Profis mit KI-Unterstützung heute in einer Geschwindigkeit und zu einem Preis liefern können, der für kleine und mittlere Unternehmen wirtschaftlich plötzlich Sinn ergibt. Vorher war das Angebot für eine echte individuelle Lösung schlicht zu teuer, um es überhaupt zu schreiben.

Das heißt aber nicht, dass du dir am Wochenende selbst deine Unternehmenssoftware zusammenklicken solltest. Das Ergebnis ist ein Prototyp, ein Demonstrator, kein Produkt, das du produktiv in deinem Betrieb laufen lässt. Die Kombination aus Prozess-Know-how, sauberer Datenstruktur und KI-gestützter, aber fachlich verantworteter Entwicklung macht den Unterschied. Sie entscheidet, ob am Ende eine App entsteht, die wie ein Maßanzug sitzt, oder ein KI-Slop, der beim ersten echten Tagesvolumen zusammenbricht.

Wenn du wissen willst, wo in deinem Unternehmen die größten Engpässe und blinden Flecken liegen und ob sich der Weg vom Prozess zur eigenen App für dich lohnt, findest du Falko auf LinkedIn unter Falko Kirsten oder auf prozesszuapp.de. Dort kannst du auch ein unverbindliches Gespräch anfragen.