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Die Productized Service Challenge. Mit einem unerwarteten Ergebnis!

Du hast echte Substanz, du lieferst Qualität, du bekommst auch Kunden. Und trotzdem fühlt es sich an wie ein Hamsterrad.

Du arbeitest ständig, aber kommst nicht vom Fleck. Ohne dich läuft nichts. Urlaub oder Krankheit heißt: kein Umsatz. Und am Ende wirst du doch wieder am Stundensatz gemessen.

In dieser Episode ist etwas passiert, das ich so nicht geplant hatte.

Ich war in einem anderen Podcast zum Interview eingeladen. Der Host, Alex, hat dann gesagt: „Wir machen jetzt nicht gemütlich. Wir bauen live einen Productized Service. Spontan. Und du weißt vorher nicht, worum es geht.“

Challenge accepted.

Und dann kam das Thema, mit dem ich wirklich nicht gerechnet hatte: Ein professioneller Weihnachtsmann.

Klingt nach Spielerei. Ist es aber nicht.

Gerade weil es so weit weg ist von Ingenieurbüro, IT-Beratung oder Steuerkanzlei, sieht man im Beispiel brutal klar, was einen Productized Service ausmacht. Und warum er dich aus dem Zeit-gegen-Geld-Modell rauszieht.

Warum dieses Beispiel so gut funktioniert

Der Weihnachtsmann im Interview hat ein Problem, das du in anderer Verpackung vermutlich auch hast.

Er hat nur eine kurze Saison, in der er das meiste Geld verdienen muss. Alle wollen ihn in denselben wenigen Tagen. Wenn er die Preise hochzieht, kippt die Stimmung. Und wenn er mehr annimmt, geht es nur über mehr Stunden.

Das ist Zeit-gegen-Geld in Reinform.

Und jetzt kommt der Punkt: Der Weg raus ist nicht „mehr Marketing“ oder „mehr Reichweite“. Der Weg raus ist ein Angebot, das wiederholbar ein großes Problem löst. Mit klaren Spielregeln. Und mit einem Prozess, der nicht jedes Mal neu erfunden werden muss.

Ich arbeite dabei immer mit einem einfachen Ablauf:

  1. Reduzieren
  2. Fokussieren
  3. Systematisieren
  4. Skalieren

Das ist kein theoretisches Modell. Das ist exakt das, was ich mir 2010 in meinem Ingenieurbüro gewünscht hätte.

Schritt 1: Reduzieren. Nicht alles eignet sich.

Wenn du feststeckst, hast du meistens nicht zu wenig Möglichkeiten, sondern zu viele.

Der Weihnachtsmann hat zum Beispiel mehrere „Angebote“ im Bauchladen:

  • Feriencamps und Freizeitparks außerhalb der Saison
  • Kaufhaus, öffentliche Events
  • Privatbesuche bei Familien

Die erste Frage beim Reduzieren ist immer: Was davon ist überhaupt profitabel?

Und zwar ehrlich. Nicht „macht Spaß“, nicht „kriege ich irgendwie hin“, sondern: Was bleibt übrig, wenn du Anfahrt, Rüstzeit, Vorbereitung, Nachbereitung und den ganzen Kleinkram mitrechnest?

Das ist unbequem. Aber wenn du eine unprofitable Dienstleistung in einen Productized Service umbaust, hast du am Ende einen unprofitablen Productized Service. Da hat keiner gewonnen.

Im Gespräch kristallisiert sich zunächst das Familiensetting als „Rohdiamant“ heraus. Nicht, weil es das einzig Richtige ist, sondern weil es eine klare Richtung gibt.

Schritt 2: Fokussieren. Wer hat mein Geld?

Im zweiten Schritt wird es spannend, weil hier die meisten Freiberufler schon stolpern.

Du willst ein „breites Angebot“ machen, damit du niemanden ausschließt. Das Ergebnis ist meistens: Du hast zwar viele Anfragen, aber keine Position.

Beim Fokussieren stelle ich eine Frage, die fast immer weiterhilft:

Wer hat mein Geld?

Das klingt banal. Ist es aber nicht.

Wenn du als Weihnachtsmann im B2C unterwegs bist, gelten andere Spielregeln. Für mich ist B2B die Welt, in der ich mich auskenne. Also drehen wir das Setting so, dass es wieder B2B wird, ohne die Logik zu verlieren.

Statt „Familie zuhause“ wird es:

  • Firmen-Weihnachtsfeier
  • Auftraggeber: Geschäftsführer oder Geschäftsführerin (oft in einer Größe, wo nicht einfach eine Eventagentur alles übernimmt)

Jetzt haben wir eine konkrete Person.

Und ein konkretes Problem, das mehr ist als „Unterhaltung“.

Ja, ein Weihnachtsmann soll unterhalten. Aber im B2B steckt dahinter etwas anderes:

  • Der Auftraggeber will gut dastehen.
  • Die Mitarbeiter sollen sich wertgeschätzt fühlen.
  • Und der Engpass ist fast immer: Zeit.

Der Geschäftsführer will am liebsten anrufen, Termin festlegen, auflegen. Und am Abend selbst kurz auf die Bühne, ankündigen, glänzen.

Wenn du das liest und denkst: „Das ist bei meinen Kunden genauso“, dann bist du gerade an der richtigen Stelle.

Schritt 3: Systematisieren. Der Wertstrom ist mehr als die Leistung.

Viele glauben, ein Productized Service sei einfach „eine Leistung in Paketen“.

In der Praxis ist es ein Wertstrom. Und der besteht nicht nur aus der Ausführung.

Du hast:

  • einen Sales-Prozess (vom ersten Kontakt bis zur Buchung und idealerweise Vorkasse)
  • einen Service-Prozess (die Lieferung)
  • ein Follow-up

Und gerade im Service-Prozess steckt das, was dich vom Wald-und-Wiesen-Wettbewerb trennt.

Im Weihnachtsmann-Beispiel wird das sehr greifbar.

Der Auftraggeber will nicht noch zehn Mails schreiben, drei Optionen abwägen und im Stress Entscheidungen treffen, die er gar nicht treffen kann.

Die meisten Entertainer machen genau das: Sie fragen den Kunden, was er denn möchte. Der Kunde hat aber keine Ahnung.

Ein professioneller Productized Service nimmt ihm diese Entscheidungen ab.

Das Herzstück: Entlastung durch klare Spielregeln

Wir bauen den Ablauf so, dass der Kunde wenig Aufwand hat und du trotzdem liefern kannst.

Beispielhafte Systematisierung im Gespräch:

  1. Ein Ansprechpartner (z. B. Assistenz) statt Chaos über 20 Personen.
  2. Ein vorgefertigtes Formular (mit Ausfüllhilfe), in das die Infos zu den Mitarbeitern eingetragen werden.
  3. Spielregeln für fehlende Infos.

Das klingt unspektakulär. Ist aber Gold.

Denn in der Realität passiert immer das Gleiche: Bei 20 Mitarbeitern fehlen Infos zu zwei.

Wenn du dafür keinen Prozess hast, stehst du da und improvisierst. Und plötzlich frisst dir der Auftrag den Kopf weg.

Mit Spielregeln ist es klar:

  • Alle Mitarbeiter müssen gelistet sein.
  • Wenn zu einzelnen Personen nichts kommt, gibt es einen generischen, aber professionellen Text.
  • Keine Rückmeldung bedeutet: Prozess läuft weiter.

Ich habe das in meinem Ingenieurbüro ähnlich gemacht, als ich „Lastenheft in zwei Wochen“ als Productized Service angeboten habe.

Wir hatten drei Spielregeln:

  • Wenn ich da bin, wird zugehört.
  • Keine Rückmeldung ist Zustimmung.
  • Die Zeit tickt.

Genau diese Klarheit macht einen Productized Service lieferfähig.

Zusatznutzen, der den Burggraben baut

Dann kam im Gespräch ein Punkt, der mir besonders gefällt, weil er zeigt, wie du dich absetzt.

Es reicht nicht zu sagen: „Full Service“.

Full Service ist nur dann etwas wert, wenn er wirklich Entlastung bringt.

Deshalb die Idee: Der Weihnachtsmann kann optional auch die Geschenke mitbringen.

  • Standard: Jeder bekommt etwas Generisches.
  • Premium: Budget pro Person, der Weihnachtsmann beschafft.
  • Ultra-Premium: Wirklich personalisierte Auswahl.

Der Geschäftsführer muss dann nur einmal entscheiden: Budget ja oder nein.

Und am Abend sieht er aus wie der Held, der sich „so viele Gedanken“ gemacht hat.

Das Prinzip dahinter ist 1:1 übertragbar.

Du baust Zusatzleistungen nicht als „mehr Arbeit“ oben drauf, sondern als Prozessbaustein, der dem Kunden Zeit und Entscheidungen abnimmt.

Schritt 4: Skalieren. Nicht als Fantasie, sondern als Konsequenz.

Skalieren heißt nicht automatisch „Onlinekurs“.

Skalieren heißt: Du hast ein Angebot, das so klar definiert ist, dass du es wiederholt liefern kannst.

Im Weihnachtsmann-Beispiel tauchen typische Skalierungshebel auf:

  • klarer Radius (z. B. nur 200 km)
  • Standard-Ablauf für den Auftritt (immer gleich, unabhängig vom Kunden)
  • Checklisten für Vorbereitung (damit nichts schiefgeht)
  • Zeit-Slots und Regeln (wenn das Programm vorher überzieht, wird nicht hinten drangehängt)

Das ist nicht Glamour. Das ist Handwerk.

Und genau dieses Handwerk sorgt dafür, dass du nicht jedes Mal individuell „jedem Kunden die individuelle Locke“ machen musst.

Der wichtigste Teil, den viele unterschätzen: Sales-Prozess

Im Gespräch kommen wir später auf etwas, das ich bei fast jedem Freiberufler sehe.

Der Sales-Prozess ist nicht nur „Anfrage beantworten“.

Er hat zwei Aufgaben:

  1. Er filtert Kunden raus, die dir später den Prozess strubelig machen.
  2. Er ist unbezahlt, also muss er so gebaut sein, dass er dich nicht auffrisst.

Ich habe es früher gehasst, für Erstgespräche zwei Stunden zu fahren, ein Angebot zu schreiben, Wochen zu warten, noch ein Update zu schicken, und am Ende kommt nichts.

Ein Productized Service braucht deshalb einen Sales-Prozess, der wie eine Perlenkette funktioniert: Schritt für Schritt, mit klaren Abbruchpunkten.

Nicht, um Leute zu manipulieren, sondern um dich und deinen Prozess zu schützen.

Was du dir aus der Weihnachtsmann-Story mitnehmen solltest

Wenn du heute im Stundengeschäft festhängst, ist dein Problem selten „zu wenig Expertise“.

Dein Problem ist, dass dein Angebot so gebaut ist, dass es ohne dich nicht existiert.

Der Productized-Service-Weg ist der Gegenentwurf:

  • weniger Bauchladen
  • ein klarer Kundentyp
  • ein konkretes Problem
  • ein standardisierter Prozess mit Spielregeln
  • ein Sales-Prozess, der filtert und dich entlastet

Und wenn sogar ein Weihnachtsmann damit aus dem Saison-Hamsterrad rauskommt, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es auch bei dir funktioniert.

Nächster Schritt

Wenn du gerade beim Lesen gemerkt hast: „Ich mache es genau falschrum. Ich denke erst an die Lösung und suche dann den Kunden“, dann ist das ein gutes Zeichen.

Der nächste Schritt ist nicht, dein komplettes Business umzuwerfen.

Der nächste Schritt ist, eine Sache sauber zu definieren: Was ist der Rohdiamant in deinem Bauchladen, der sich wirklich als Productized Service eignet?

Wenn du das klar hast, gehen die nächsten Schritte plötzlich viel leichter.

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Steuerberatung als Produkt: Wie Kanzleien ohne weitere Mitarbeiter skalieren – Interview mit Melchior Neumann

Episode 323
29.06.2026

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Steuerkanzleien suchen verzweifelt nach Fachkräften. Und das Problem ist hausgemacht. Denn wer will schon freiwillig langweilige Routinearbeit machen, die sich dauernd wiederholt? Genau das wird vielen Kanzleien zum Verhängnis: Mitarbeiter werden abgeworben, neue gesucht, wieder eingearbeitet – ein Teufelskreis ohne Ende.

Mein Podcast-Gast Melchior Neumann hat diesen Irrsinn erkannt und seine Kanzlei komplett umgebaut. Das Spannende: Sein Team ist das gleiche geblieben. Aber es schafft heute doppelt so viel wie früher – ohne dabei gestresst zu sein.

In diesem Beitrag fasse ich die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Gespräch zusammen. Es geht um eine Idee, die ich seit Jahren in meinem eigenen Ingenieurbüro lebe und die in jeder freiberuflichen Profession funktioniert: das Dienstleistungsprodukt, oder auch Productized Service.

Was ein Dienstleistungsprodukt eigentlich ist

Die kurze Antwort von Melchior: Es ist eine Dienstleistung, die so beschaffen ist wie ein Produkt. So klar definiert, dass sie quasi im Regal steht und du sagst: „Ja, genau so.“

Das Bild dazu ist der Supermarkt. Du gehst an die Kasse und diskutierst nicht mit Rewe darüber, dass das Produkt vielleicht anders sein müsste. Du kaufst es genau so, wie es dasteht. Wenn du eine Dienstleistung so aufbereitest, dass sie wie ein Produkt funktioniert, dann hast du ein Dienstleistungsprodukt.

Das Witzige an der Steuerberatung: Sie ist in weiten Teilen schon brutal standardisiert. Wie eine Bilanz auszusehen hat, schreibt der Gesetzgeber vor – das steht im Gesetz. Aber genau bei den Dingen, die nicht vorgeschrieben sind, vor allem bei der Beratung, fehlt diese Klarheit komplett. Und genau dort liegt der Hebel.

Warum sich der Aufwand lohnt

Es lässt sich viel einfacher verkaufen

Eine Steuerberatung ist für Mandanten – also für fachliche Laien – brutal schwer zu verstehen. Deshalb tun sich so viele Steuerberater damit schwer, den Wert ihrer Arbeit zu kommunizieren. Weil jeder Fall anders ist.

Bei einem Dienstleistungsprodukt kannst du vorher genau sagen, was drin ist, was nicht drin ist und wie der Ablauf aussieht. Du ziehst die Erwartungshaltung des Mandanten klar. Und was klar ist, lässt sich verkaufen.

Du kommst weg vom Stundenmodell

Im Stundenmodell steckst du in einer doppelten Diskussion fest: Erst diskutierst du über den Stundensatz, hinterher über die abgerechneten Stunden. Zufrieden ist am Ende niemand – weder der Kunde noch du.

Noch schlimmer: Wenn du richtig gut bist und doppelt so schnell arbeitest wie der Durchschnitt, schießt du dir im Stundenmodell ins eigene Knie. Aus genau diesem Grund war es in meiner Ingenieur-Szene Usus, noch ein bisschen Stunden abzutrödeln oder die Dienstleistung künstlich zu verkomplizieren, um die Abrechnung zu rechtfertigen.

Beim Dienstleistungsprodukt drehst du die Kalkulation um. Du verkaufst nicht mehr Zeit, sondern ein Ergebnis. Plötzlich bist du motiviert, deine Herstellungskosten zu senken – durch effizientere Arbeit, Automatisierung oder Schnittstellen. Der Wert für den Kunden bleibt gleich, deine Marge steigt. Genau dieses wertbasierte Pricing ist in der Vergütungsverordnung der Steuerberater übrigens längst angelegt – nur leben es die wenigsten.

Bei mir selbst hat dieser Schritt dazu geführt, dass ich für dieselbe Leistung von 80 Stunden auf unter 30 Stunden gekommen bin. Und den Kunden hat es nicht mehr interessiert.

Du löst dein Kapazitätsproblem

Hier kommt der Fachkräftemangel ins Spiel. Mit einem standardisierten Dienstleistungsprodukt kannst du mit der gleichen Mannschaft doppelt so viele Aufträge durchziehen. Du brauchst weniger Menschen für mehr Leistung.

Einer meiner Mentees macht heute mit vier Mitarbeitern im Monat das, was er vor sieben Jahren im Jahr gemacht hat. Weil das Ganze läuft wie eine geölte Maschine.

„Dann ist man ja nur noch eine Nummer“ – stimmt nicht

Der erste Einwand, den Melchior immer hört, ist: Dann ist das doch nur noch Fließband, dann ist man nur noch eine Nummer.

Sein Bild dagegen ist großartig. Seine Kanzlei sitzt in der Nähe von Mainz – Karnevalshochburg. Sein Maßstab lautet: Wenn du nach Rosenmontag morgens um acht in die Kanzlei kommst, verkatert wie nie, und die Systeme sind so glatt, dass du trotzdem Top-Leistung lieferst – dann hast du ein richtig gutes System.

Im Rahmen einer guten Prozessbeschreibung darf der Mensch ja trotzdem Mensch sein. Es geht nicht um Kleinkariertheit. Es geht darum, dass auch jeder Sonderfall berücksichtigt ist – und dass sich ein Berufseinsteiger, Quereinsteiger oder neuer Mitarbeiter schnell zurechtfindet, weil alles dokumentiert ist.

Vom Steuerberater zum Unternehmer in der Steuerberatung

Wenn du standardisierst, passiert etwas Paradoxes: Du gewinnst Freiraum für genau die Dinge, die nicht standardisierbar sind. Für Kreativität, für Strategie, für echte Beratung mit dem Mandanten. Die mentale Energie, die vorher im „Wie machen wir das jetzt nochmal?“ verpufft ist, wird frei.

Damit arbeitest du auf zwei Ebenen:

  • Im System: der definierte, effiziente Ablauf – ob automatisiert, halbautomatisiert oder von Hand.
  • Am System: die Weiterentwicklung und Pflege. Hier wird jedes Feedback zum Treibstoff. Negatives Feedback verpufft nicht mehr im Sinne von „Da müssen wir uns nächstes Mal mehr anstrengen“. Stattdessen fragst du: Wie konnte das entstehen? Was muss ich am Prozess ändern, damit es nicht wieder passiert? Entweder funktioniert etwas gut – oder du lernst etwas. Du gewinnst immer.

Genau dieser Switch von „im Unternehmen arbeiten“ zu „am Unternehmen arbeiten“ ist der Unterschied zwischen einem Freelancer und einem Unternehmer. Der Freelancer verkauft seine Zeit – völlig in Ordnung. Aber es ist kein Unternehmen, es ist ein Freelance-Business.

Und das hat handfeste Konsequenzen, spätestens beim Verkauf: Eine Kanzlei, in der die Inhaberin oder der Inhaber nur ständig im Prozess arbeitet, ist als Unternehmen kaum etwas wert. Das ist ein Job – und niemand kauft dir deinen Job ab. Was Wert hat, sind Prozesse, Teams, Abläufe, Strukturen und Positionierung. Also das System.

Die richtigen Mandanten anziehen – durch Ausfiltern

Ein Dienstleistungsprodukt hilft dir auch dabei, von den falschen Mandanten loszukommen. Melchior schreibt für einen Teil seiner Leistungen die Preise auf die Website. Für Steuerberatung ist das ausgesprochen untypisch. Der Gedanke dahinter ist aber nicht, mehr Mandanten zu gewinnen – sondern weniger.

Die 80 Prozent, die ohnehin eine andere Vorstellung vom Wert haben, sollen gar nicht erst anrufen. Wer trotzdem anruft, ist vorqualifiziert. Für diese Mandanten nimmt man sich dann gerne mehr Zeit. Ein zweites Filterkriterium: Bestimmte Anfragen laufen nur über ein Formular auf der Website. Wer nicht in der Lage ist, das auszufüllen, hat einen Digitalisierungsgrad, der nicht zur Kanzlei passt.

Das deckt sich exakt mit meiner eigenen Erfahrung. Wenn du zu einem Mandanten Nein sagst, weil es einfach nicht passt, stehen meistens zwei perfekte Kunden hinter ihm. Dieses bewusste „Wir spielen nicht zusammen“ ist einer der größten Hebel im Business.

Dazu passt die Bäckerei-Metapher, die in Melchiors Kanzlei seit jeher kursiert: Ein kurzer Schnack am Tresen kostet nichts. Aber sobald es inhaltlich wird – „Wie ist das steuerlich, wenn ich eine Immobilie kaufe?“ – ist das kein Smalltalk mehr, sondern ein Brötchen. Und das wird abgerechnet. Damit das funktioniert, braucht es Produktblätter, auf denen schwarz auf weiß steht: Das ist Standard drin, das ist Standard nicht drin.

Woher der Begriff kommt

Den Begriff Productized Service habe ich um 2012/2013 zum ersten Mal gelesen – in „The Automatic Customer“ von John Warrillow, einem sehr empfehlenswerten Buch über wiederkehrende Umsätze und Abo-Modelle im B2B.

Ursprünglich stammt der Begriff aus der SaaS-Welt des Silicon Valley. Dienstleister sagten damals: „Aus meiner Dienstleistung kann ich ja keinen SaaS machen.“ Daraus wurde „Service as a Product“ – und schließlich Productized Service. Im Deutschen klingt „Dienstleistungsprodukt“ am rundesten.

Wenn dich das Thema gepackt hat, sind das meine zwei Buchtipps – beide vom selben Autor:

  • The Automatic Customer – über wiederkehrende Umsätze
  • Build to Sell – wie aus einem reinen Freelancer ein verkaufbares Unternehmen mit echter Produktionsstraße wird

Ergänzend dazu The E-Myth von Michael Gerber, das konsequent in Rollen und Positionen denkt.

KI macht jetzt alles möglich – aber nur mit Struktur

Wenn du dein Sternekochrezept einmal sauber aufgedröselt hast – wie eine Perlenkette von Tätigkeit zu Tätigkeit – kannst du für jeden Schritt entscheiden: Das macht ein Mensch. Das macht ein KI-Agent. Das ist eine Automatisierung.

In meinen Workshops klebe ich dafür inzwischen rote und blaue Punkte auf die Post-its. Manche Schritte gehören dem Menschen – einen Kick-off-Workshop kann ich nun mal nicht von einem Agenten moderieren lassen. Andere Schritte, etwa die Dokumentenauswertung, übernimmt ein Agent.

Melchior hat genau das gemacht. Aus den Ergebnissen unseres Workshops hat er sich ein internes Tool gebaut, das sein Dienstleistungsprodukt in Software abbildet. E-Mails werden automatisch ausgelöst, befüllt und teils per KI im Stil angepasst – kein Copy-Paste aus Word mehr. Das Foto seiner Prozesswand hat er einfach bei einem KI-Tool hochgeladen und gesagt: „Das will ich als Prozess-Tracking-Tool haben.“

Das Ergebnis: rund 60 bis 80 Stunden Arbeit und etwa 2.000 Euro an Token-Kosten. Ein befreundeter Softwareentwickler schätzte den Auftragswert auf 100.000 bis 150.000 Euro. Und Melchior ist kein Entwickler – er hat Steuerrecht studiert.

Seine These ist deshalb klar: Wenn du heute ein Dienstleistungsunternehmen systematisch aufziehst, wird daraus zwangsläufig irgendwann Software. Die große Leistung ist nicht das Programmieren – das übernehmen die Tools. Die große Leistung ist, Strukturen und Systeme zu schaffen.

Die zwei wichtigsten Schritte für deine Kanzlei

Wenn du daraus etwas mitnehmen willst, dann das hier:

  1. Beschäftige dich mit deinem Wunschmandanten – nicht mit dem Prozess. Steuerberater lieben das „Wie“ ihrer Arbeit und verlieren sich darin. Die entscheidende Frage ist aber zuerst: Für wen will ich etwas machen? Und dann: zuhören. Was braucht dieser Mandant, was motiviert ihn, was sind seine Bedürfnisse? Nicht durch die nerdige Steuerberater-Brille, sondern durch seine. Dass ein Jahresabschluss in der korrekten Reihenfolge erstellt wird, lässt kein Mandantenherz höherschlagen. Das ist die Pflicht, nicht der Wert.
  2. Geh in die Metaperspektive und arbeite am System. Wer aus dem Zeit-gegen-Geld-Hamsterrad raus will, muss sich mit seinen Prozessen beschäftigen. Anders geht es nicht. Wer das nicht alleine kann, holt sich einen Sparringspartner – damit er bewusst am System arbeitet statt ewig darin.

Es war nie eine bessere Zeit

Melchior bringt es am Ende auf den Punkt: Es ist gerade die beste Zeit überhaupt, etwas aufzubauen, das echt groß werden und dir Freiheit verschaffen kann – etwas, das vor einem Jahr noch undenkbar war.

Es geht nicht darum, das nächste Milliardenunternehmen zu bauen. Es geht darum, für deinen Bereich, deine Kunden und dein Leben das Beste herauszuholen. Wer jetzt mit guter, strukturierter Arbeit anfängt, baut sich genau das.

Der erste Schritt ist immer derselbe: aus deiner Beratungsleistung ein klar definiertes Dienstleistungsprodukt machen. Alles andere – Verkauf, Skalierung, Automatisierung, Verkaufbarkeit der Kanzlei – baut darauf auf.

Dieser Beitrag basiert auf der Episode des Freiberuflich-Selbstständig-Podcasts mit meinem Gast Melchior Neumann, Gründer und Geschäftsführer der Neuplaner-Gruppe. Wenn dir der Input gefallen hat, abonniere den Podcast – on air seit 2014.

KI im Ingenieurbüro: Eine Dienstleistung mit Agenten skalieren – geht das?

Episode 321
06.06.2026

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Was ist das Ziel?

Kurz zur Vorgeschichte: 2021 habe ich mein Ingenieurbüro an Björn verkauft. Mit dabei war mein Productized Service „Lastenheft in zwei Wochen“ – einerprobtes Vorgehen in fünf Phasen: Erfassen, Sortieren, Füllen, Prüfen, Freigeben. Seit gut einem Jahr begleite ich Björn als Mentor, und in unseren Calls kam immer wieder dieselbe Frage auf:

Was geht eigentlich mit KI – und was ist Bullshit?

Statt darüber zu philosophieren, haben wir ein Experiment gestartet: In vier Wochen wollten wir durchspielen, wie wir ein Lastenheft mit KI bauen. Als konkretes Projekt diente eine Wallbox – die Ladestation fürs Elektroauto, die viele schon zu Hause haben. Ein dankbares Beispiel, zu dem Björn aus einem früheren Konferenzvortrag bereits Material hatte.

Die wichtigste Erkenntnis!

Wir haben relativ schnell etwas gelernt, das alles andere bestimmt hat:

Du kannst nicht das gesamte „Sternekochrezept“ in eine KI stecken. Das ist Quatsch.

Den kompletten Workflow in einen einzigen Prompt zu kippen funktioniert nicht – die Kapazitätsgrenze ist schnell erreicht, und das Ergebnis wird unbrauchbar. Der richtige Weg ist das Gegenteil:

Mach dir bewusst, was dein meisterliches Handwerk ist. Zerlege es in seine einzelnen Schritte. Und bau dann für genau die Tätigkeiten, wo es Sinn ergibt, einen hoch spezialisierten Agenten – einen Agenten für eine kleine Aufgabe, mit einem richtig guten Master-Prompt für genau diese Aufgabe.

So ein Agent performt in seiner einen Aufgabe hervorragend – aber eben auch nur dort. (Was wir heute Agent nennen, hieß vor ein paar Jahren noch GPT. Im Kern ist es dasselbe.)

Genauso wichtig ist die andere Seite der Medaille: Nicht alles lässt sich durch KI ersetzen. Manche Schritte gehören bewusst in Menschenhand. Die Kunst liegt darin, sauber zu unterscheiden: Wo kann eine KI ran, wo reicht eine simple Automatisierung – und wo braucht es zwingend den Menschen?

Wie wir das Lastenheft Schritt für Schritt gebaut haben

Erfassen: vom Workshop-Foto zur ersten Struktur

Den Einstieg in jedes Projekt bildet der System-Footprint-Workshop. Hier visualisieren wir mit dem Kunden den Inhalt auf einer Art Canvas – Themenfelder mit gelben und orangenen Post-its. Diesen Schritt moderiert ein Mensch, daran ändert sich nichts.

Das Ergebnis war in unserem Fall schlicht ein abfotografiertes Workshop-Board. Dieses Foto haben wir dem ersten Agenten gegeben mit der Anweisung: Erkenne die Felder und die Post-its und mach daraus die ersten Kapitel des Dokuments.

Das war das erste Aha. Denn der Footprint bildet die Lastenheft-Struktur auf Kapitelebene ab – und jeder Post-it-Zettel wird zum Unterkapitel. Heraus kam die Version 0.1 des Lastenhefts: noch ohne Inhalte, aber mit einer sauberen Struktur, die man jetzt befüllen kann. Genau diese Übertragung habe ich früher mühsam per Hand gemacht.

Sortieren, Teil 1: „Dieter Dokumentenfresser“

Jetzt musste Inhalt in die Struktur. Der klassische Ablauf: Man holt sich die ganzen Dokumente, die der Kunde irgendwo liegen hat, liest sie durch und überträgt die relevanten Inhalte in die passenden Kapitel. Eine echte Sisyphus-Arbeit – wie geschaffen für einen Agenten.

Der erste Versuch ging schief: Wir wollten alle ~20 Dokumente auf einmal in einen Agenten kippen. Kapazitätsgrenze überschritten, zurück auf Start.

Die Lösung war ein Agent, der die Dokumente einzeln verarbeitet. Wir haben ihn Dieter Dokumentenfresser getauft – seine Aufgabe war, sich durch teils hunderte Seiten zu fressen. Sein Master-Prompt war bewusst straff:

  • Rolle: Experte für Requirements Engineering
  • Pro Durchlauf bekommt er ein Dokument, bestätigt die Aufgabe, dann legt er los
  • Klare Vorgaben, wie er bewertet und ausgibt
  • Keine Halluzinationen: Findet er etwas nicht, soll er das sagen – und sich die Information nicht irgendwo zusammensuchen
  • Als Kontext bekam er das Ergebnis des Footprint-Workshops mit

Und dann passierte etwas Spannendes. Bei einem Dokument von MAN kam Dieter zurück und meldete: Die haben hier fossil betriebene Systeme, gar kein Ladevorgang vorgesehen – seid ihr sicher, dass das zum Projekt gehört? Genau dieses Problem kenne ich aus dem Alltag: Kunden schieben einem palettenweise Dokumente rüber, und nach dem Motto „viel hilft viel“ landet dann auch eine Norm für einen Verbrennermotor im Stapel, die mit der Wallbox nichts zu tun hat. Früher musste ich jedes davon überfliegen. Dieter hat uns hier echt Zeit gespart.

Sortieren, Teil 2: bewusst manuell

Dieters Ergebnisse kamen als Prosa-Text im Chatverlauf zurück (Tabellen hatte er teils sinnvoll in Fließtext umformuliert). Das Einsortieren in die richtigen Abschnitte haben wir komplett von Hand gemacht – ganz bewusst.

Diesen Schritt machen wir auch klassisch so: durchlesen, bewerten, und nur das von links nach rechts rüberkopieren, was wirklich sinnvoll ist. So finden wir Lücken, erkennen Fragliches und stimmen im Zweifel mit dem Kunden ab, ob etwas ins Lastenheft gehört oder nicht. Dieter hat es so aufbereitet, dass wir entscheiden konnten – die Entscheidung blieb beim Menschen.

Füllen: „Richard Anwort“ macht echte Anforderungen daraus

Jetzt stand viel Inhalt in den Kapiteln – aber als Prosa, nicht als Anforderungstext. Dafür entstand der nächste Agent: Richard Antwort.

Sein Master-Prompt war deutlich umfangreicher, weil hier das eigentliche Handwerk steckt. Wir haben ihm mitgegeben:

  • die Rolle des Requirements Engineers
  • die Schablonen, nach denen Anforderungen geschrieben werden („Das System muss …, um … zu erreichen“)
  • die Verbindlichkeiten muss / soll / kann
  • ein konkretes Beispiel einer fertigen Anforderung
  • eine Arbeitsanweisung: erst dies, dann das, dann nochmal prüfen – also genau der Ablauf, den wir selbst im Kopf abspulen

Das ist der Punkt, der oft unterschätzt wird: Der Master-Prompt ist selbst eine Kunst für sich. Du musst dir überlegen, was du selber tun würdest, um ans Ziel zu kommen. In vielen Unternehmen steht genau das übrigens schon im Requirements Management Plan.

Wir haben dann pro Kapitel alle zugehörigen Post-its hineingegeben, und Richard hat saubere Anforderungen daraus erzeugt – inklusive der handwerklichen Regeln: jeden Satz vereinzeln, mit muss/soll/kann einstufen, Dopplungen und Widersprüche vermeiden. Das hat richtig gut funktioniert.

Prüfen: „Conny Consistent“ – und warum IDs alles verändern

Als Nächstes sollte ein Agent prüfen, ob die Anforderungen in sich konsistent sind. Klassisches Beispiel: An einer Stelle steht „weniger als 100 Kilo“, drei Kapitel weiter „weniger als 80 Kilo“. So etwas wollen wir sicher finden. Dieser Agent heißt Conny Consistent.

Bei der Entwicklung fiel ein blinder Fleck auf: Conny konnte zwar Widersprüche erkennen, aber nicht eindeutig benennen, welche Anforderung gemeint ist – es fehlten die IDs.

Hier lohnt ein kurzer Blick hinter die Kulissen: Jede vereinzelte Anforderung bekommt eine eindeutige Nummer. Diese ID zieht sich später durch die gesamte Arbeit – von der Systemanforderung über die Architektur bis zu Hardware, Software und Konstruktion. Sie ist die Grundlage für Traceability, also die Nachverfolgbarkeit jeder einzelnen Anforderung.

Sobald wir die IDs nachgezogen und das komplette bisherige Lastenheft geladen hatten, lieferte Conny saubere kleine Tabellen: Anforderung Nummer X und Y passen nicht zusammen, bitte nochmal prüfen. Damit stellte sie im Grunde die Arbeit von Richard auf den Prüfstand.

Wo wir den Mensch bewusst im Spiel lassen

Bei einigen Phasen ist die Antwort eindeutig: Das macht nur der Mensch.

  • Lücken füllen: Wenn beim Workshop etwas besprochen wurde, Dieter aber in keinem Dokument etwas dazu findet, gehen wir auf den Kunden zu. Einen Telefon-Agenten, der beim Projektleiter anruft und sagt „Klaus, hör mal, da fehlt was“ – den bauen wir nicht.
  • Prüfen und Freigeben sind hoch iterativ und interaktiv: Reviews, moderierte Workshops, Gespräche. Das bleibt Menschenarbeit.

Was sich an dieser Stelle trotzdem gut automatisieren lässt, sind die Kleinigkeiten. Mein Klassiker früher: vor der Auslieferung die Dokumentenversion auf dem Titelblatt zu erhöhen vergessen. Heute steht da ein kleiner Release-Agent, der vor jeder Übergabe an den Kunden die Checkliste durchgeht.

Der Blick nach vorne: mit dem Dokument reden

Wir sind noch nicht durch – und gerade das macht es spannend. Zwei Ideen für einen Agenten stehen schon auf dem Zettel:

Der Vorleser. Im Review lesen wir das Dokument live mit dem Kunden durch, Notar-Style: Solange keiner protestiert, geht es weiter. Das Anstrengende dabei: Man liest stundenlang vor und führt parallel Protokoll und achtet die ganze Zeit auf die Gruppe – das Grummeln, das Kopfkratzen, die nonverbalen Signale, die gerade bei introvertierten Nerds am Anfang stehen. Ein Agent mit eigener Stimme könnte das Vorlesen übernehmen, während wir auf der Stopptaste sitzen und den Raum lesen. (Dass das geht, weiß ich: Schon 2024 habe ich vier KIs zusammengeschnallt, mein Buch eingespeist – und dann konnte man mein Buch anrufen und mit ihm telefonieren, in meiner Stimme.)

Der Protokoll-Umsetzer. Im Review-Protokoll steht ja bereits, welche ID sich wie ändern soll – etwa ein „soll“, das zum „muss“ wird. Ein kleiner Agent zieht sich dieses Protokoll, sucht die betroffene Anforderung über die ID heraus und ändert genau diese eine Stelle.

Und dann ist da noch das Forschungsprojekt, das mich am meisten elektrisiert: Björn hat ausprobiert, die Anforderungen nicht nur in Markdown, sondern in SysML v2 (System Modeling Language) generieren zu lassen – die textuelle Beschreibung einer Systemarchitektur. Daraus lässt sich eine grafische Repräsentation erzeugen. Und über das MCP-Protokoll kann man das Modell sogar andocken und mit ihm sprechen: „Wofür wurdest du gebaut? Welche Anforderungen fehlen dir noch?“ Da steckt mehr Potenzial drin, als wir uns heute vorstellen können.

Tipps aus unserer Praxis

Wenn du selbst eine freiberufliche Dienstleistung mit KI skalieren willst, sind das die Punkte, die bei uns den Unterschied gemacht haben:

  1. Zerlege dein Handwerk, bevor du automatisierst. Erst klar machen, was die einzelnen Schritte und Phasen sind. Dann pro Schritt entscheiden: Mensch, Automatisierung oder Agent? Nur das macht spezialisierte Agenten überhaupt möglich.
  2. Ein Agent, eine Aufgabe, ein guter Master-Prompt. Gib dem Agenten dein meisterliches Handwerk mit – Rollen, Regeln, Schablonen, ein Beispiel und eine klare Arbeitsanweisung. Und sag ihm ausdrücklich, was er nicht tun soll (Stichwort Halluzinationen).
  3. Denk an Datensicherheit und Formate. Wir arbeiten bewusst in einer Umgebung mit Sitz in Europa, statt sensible Lastenhefte – in denen Technologie von übermorgen steckt – irgendwohin abfließen zu lassen.
  4. Wir schreiben in Markdown: reine Textdateien, die beim Anbieter keinen Vendor-Lock-in erzeugen, lokal auf dem Rechner bleiben und genau das Format sind, mit dem die KI ohnehin am liebsten arbeitet.
  5. Gib der KI kein PDF oder Excel. Das muss sie erst umständlich konvertieren – gib ihr mit Markdown im vornherein das Format, in dem sie sowieso zu Hause ist.

Das war ein Zwischenstand aus einem laufenden Experiment. Zwei weitere Agenten und das SysML-Thema heben wir uns für eine der nächsten Episoden auf. Wenn dich Lastenhefte und Systems Engineering interessieren, findest du Björn Schorre auf seiner Website und auf LinkedIn

Eine Blogparade mit Erfahungs über künstliche Intelligenz im Berufsalltag

Michael Schenkel hat eine Blogparade gestartet: Kein Algorithmus kuratiert die Beiträge, kein Redaktionsteam glättet die Kanten. Es schreiben nur Menschen, die von ihren eigenen Erfahrungen berichten. Ich finde, es ist einen Versuch wert.

Welches Thema verdient das gerade mehr als dieses: Künstliche Intelligenz und die Frage, was sie mit unserer Arbeit und mit uns macht? Künstliche Intelligenz und die Frage, was sie mit unserer Arbeit und mit uns macht.

Aus der Praxis, für die Praxis.

Deshalb ich gerne mit dieser Podcast Episode was bei und empfehle dir die Blogparade „KI und mein Job” mit vielen spannenden Beiträgen.

DGC113 Der Plan war scheiße – weiter gehts …

Episode 113
27.03.2018

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Hier noch der Link zu dem Telepromter, den ich heute nutze: TeleprompterPAD iLight Pro

LE103 Die 5 Erfolgsfaktoren einer standardisierten Dienstleistung

Episode 103
09.05.2017

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LE096: Wie du deine Dienstleistung systematisieren kannst

Episode 96
24.11.2015

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Themen

  1. Warum du immer wieder eine individuelle Dienstleistung lieferst!
  2. Wie du deine wertvollste Dienstleistung systematisieren kannst
  3. Meine eine drei Tipps zur Systematisierung

Verweise in der Episode

LE082: Die Magie der Verknappung

Episode 82
11.08.2015

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Inhalt der Episode

  1. Das Dilllemma des günstigen Stundensatz
  2. Das Dilllemma der Verfügbarkeit
  3. Die Komponenten für meinen Erfolg

LE080: Die fünf erfolgreichen Geschäftsmodelle in der Nische

Episode 80
28.07.2015

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Inhalt der Episode

  1. Die fünf Geschäftsmodelle in der Nische
    1. Spezialisierung in der Nische
    2. Kombination von Fähigkeiten
    3. Newsagregator in der Nische
    4. Ein großes Problem lösen
    5. Framework aufbauen
  2. Warum du dich damit beschäftigen solltest

Hinweise in der Episode

Das sind die Verweise auf die verschiedenen Tools und Wissensquellen, die ich in der Episode erwähnt habe. Schau dir an, was vielleicht für dich interessant sein könnte.